Egyéni vállalkozók, magánszemélyek (pl. őstermelők) választhatják az egyszeres könyvvitelre jellemző un. alap-nyilvántartási módot, melyben gazdasági tevékenységeiket rögzíthetik.
A piacon számtalan program kínálkozik, a lényeg mindenesetben azonban ugyanaz, a törvényi megfelelés, a könyvelés alapelvei mindig ugyanazok. Lehet az, akár kézi, vagy gépi könyvelés.
Több esetben találkozhattunk már azzal a ténnyel, hogy összekeverik a pénztárkönyv programot a házipénztár programmal. Ha utána nézünk kellően, rájövünk, hogy miben is különböznek.
Tehát: a pénztárkönyv program egy könyvelő program, amely egyéni vállalkozók, magánszemélyek (őstermelők) egyszeres könyvelésére hívatott;
Míg: a házipénztár program a vállalkozás (Kft-k, BT-k, E.V.) készpénzállományát kezeli.
Hatalmas előnye többek között az egyszeres pénztárkönyv-programnak, amely tehát egy könyvelő program, hogy letudhatjuk vele, a rendkívül idő és munkaigényes pénztárkönyv kézi vezetését, megszűnik a gond a havi összesítések készítésével, könnyen tudunk vele dolgozni, utólagosan előkerülő számlák bevitele, esetlegesen elrontott könyvelési tételek javítása sem okozhat többé fennakadást.
A pénztárkönyv programunk választásánál fontos szempont, hogy ne csupán a pénztárkönyv vezetésében segítse munkánkat, hanem az ÁFA bevallás összeállításában is hatékonyan működjön közre. A kézi pénztárkönyv nyomtatvány vezetésénél nem lehetne kitölteni egyszerűen (csak kiegészítő könyvelések, táblázatok vezetése mellett) az ÁFA bevallást. A megfelelően jól választott pénztárkönyv program használatával, például a számlák kontírozásakor nem csak az dől el, hogy melyik oszlopba kerüljön az adott számla, hanem pontosan meghatározza azt is, hogy ÁFA szempontjából hol a helye, melyik sorban. Itt máris rendkívül sok időt, munkát spórolhatunk meg, hiszen az ÁFA bevallás egyidejűleg halad a könyveléssel, az eredményt le tudjuk menteni, feladni a NAV felé. Az elkészült anyagot tudjuk menteni hagyományos pénztárkönyv formátumban, vagy az adatokat Excel táblázatban rögzíteni.
A jól kiválasztott pénztárkönyv programban minden egyes könyvelt tétel egyedi iktatószámot kap, amely nem változik, állandó, erre érdemes odafigyelni, mert egyes könyvelő programoknál a tételszám változhat, ha esetleg nem időrendben történik a könyvelésünk.
A megfelelőn választott pénztárkönyv programnál a tételek kontírozását előre feltöltött jogcímek alapján lehet végezni, ezeket igényeinknek megfelelően tudjuk bővíteni, módosítani.
Nagyon fontos, hogy a pénztárkönyv programunkban, hogy minden számlát rögzíteni tudjunk, ki és bejövő számlákat egyaránt. Ez nem jelent több munkát, hiszen, a rögzített számláink azonnal bekerülnek a pénztárkönyvbe és a rendszer teszi a dolgát a továbbiakban.
Adott esetben jó, ha tudja kezelni a pénztárkönyv programunk, úgynevezett speciális esetek kigyűjtését, ilyen lehet a fordított ÁFA, kimenő számlák 45 napos ÁFA halasztása stb.
Mindenképpen nézze meg, hogy a választott pénztárkönyv program milyen típusú számlázó programmal tud együtt dolgozni. Helyes az, ha pénztárkönyv programunk bármilyen típusú számlázó programból tudja fogadni a kimenő számlákat. A számlák Excel táblázatba történő elmentése után, igen könnyen tömegesen importálható be több olyan kimenő számla, amely egy áfa kulcsot tartalmaz, és egyazon helyre kell könyvelni. Ez megint hatékonyság segítő funkció.
Szintén meghatározó lehet, hogy több felhasználó is használhatja, több felhasználó is dolgozhat a programmal egyugyanazon időben, ezen felhasználók jogosultságát külön lehet beállítani.
További lényeges szempont lehet a választásunknál, hogy a pénztárkönyv programunk automatikusan végezze az évzáró évnyitó feladatokat. Nincs külön évzárás, évnyitás könyvelése, a mai modern kor pénztárkönyv program már így dolgozik.
Összegezzünk:
Főbb funkciók: pénztárkönyv program választásánál; a teljesség igénye nélkül:
ÁFA bevallás elkészítése, ÁNYK programnak ÁFA feladása, kimenő számlák fogadása számlázó programból, számlák részletező nyilvántartása (ki és bejövő számla kezelése),számla kiegyenlítések,iktatószám a tételek egyedi besorolásához, kerekítések automatikus könyvelése, automatikus évnyitás-évzárások, stb.
Kiegészítő funkciók, hasznosak lehetnek:
45 napos ÁFA halasztások kezelése, fordított ÁFA könyvelése, pénzforgalmi elszámolások kezelése, EVA alanytól történő beszerzések kigyűjtése stb.
Különböző listák, kimutatások készítése: jó, ha tudja a programunk;pénztárkönyvi tételek listája, partner lista,jogcím lista-összesítések, összesítő éves lista, kontír sorok listája,eredmény-kimutatások ÁFA analitika készítése. stb. Általános elvárás a pénztárkönyv programnál:
felhasználók, jogosultságok kezelése,
különböző mentések Excel és PDF fájlokban, szűrési lehetőségek elérése,funkciók gyorselérésének kijelzése stb.
Végül: Az egyszeres pénztárkönyv program választásakor jól választottunk, hiszen:
a program, egyszerű, jól kezelhető, felhasználóbarát, garantált naprakész jogszabály megfelelés, ez utóbbit a szoftverfrissítések garantálják,
hatékony, pontos. egyszerű áfa kezelés és áfa-analitika, stb.
Egyszeres pénztárkönyv program vásárlása esetén többnyire egy évig tartalmazzák a díjmentes frissítéseket is a vételárak. Ezen ügyfelek letölthetik a díjmentes programfrissítéseket, díjmentesen igénybe vehetik a telefonos ügyfélszolgálatot, de e-mailes elérhetőségek is működnek.
A szoftverforgalmazó cégek kínálata bőséges, egyszeres pénztárkönyv program esetében is. Alaposan tanulmányozzuk át, milyen lehetőségeket kínálnak. Található „egy” céges változat, illetve korlátlan céges változatú program is. A pénztárkönyv program korlátlan változata elsősorban nagyobb cégeknek, cégcsoportoknak, könyvelőirodáknak ajánlott.
Vásárlás előtt kipróbálhatja, sőt ajánlatos kipróbálni minden esetben az egyszeres pénztárkönyv program demó változatát. Azt mindenképpen láthatjuk már így is, a fentiek alapján is, hogy a megvásárolt program a lehető leggyorsabban ki fogja termelni az árát.