Az ügyviteli szoftverek kiválasztásánál elsősorban a könyvelést vállalkozásban végző - otthon, illetve könyvelőirodában könyvelő - kollégák segítségére szeretnénk lenni. Nem térnénk ki a multinacionális cégek ügyviteli szoftvereinek kiválasztási kritériumaira, hisz ilyen cégeknél ez menedzsment szintű döntést igényel.

II. Elvárások az ügyviteli szoftverrel szemben

Meg kell vizsgálnunk, hogy mire is fogjuk használni a szoftvert, melyek az elvárásaink a szoftverrel szemben és milyen korlátokat kell figyelembe vennünk. Az alábbi esetek fordulnak elő:

1. A szoftver adott, nagyobb cégeknél a cég saját szoftvereivel végeznek bérkönyvelést kollégáink, vállalkozói szerződés alapján, ilyen esetben eléggé adottak a körülmények, az igényeiket megfogalmazva, a szoftver cég általában (tanácsadó óradíj díjazásért) „testre szabja” a szoftvert az igények szerint. Ezen estekben általában megfelelő a szoftver támogatottság (természetesen, itt jobban meg is engedhetik maguknak anyagilag).

2. Az ügyfél beleszólást szeretne a szoftver kiválasztásába, tervez további ügyviteli modult is csatlakoztatni hozzá, más anya/leány cégénél is azt a szoftvert használják vagy más szempontok (jövőbeli tervek) miatt vannak kikötései. Ezek a kikötések általában korlátozzák a választási lehetőségeinket.

 

3.    Szabadon választhatunk, vagyis szabad kezet kapuk a szoftver kiválasztásához.
Ez annyira nem is egyszerű ma a tömérdek szoftver ajánlat útvesztőjében. Vannak támogató cégek, akik segítik a kiválasztást és az internet is nagy segítséget jelenthet.
Ilyen esetben saját magunknak meg kell fogalmaznunk az igényeinket, számba kell venni az ügyfélkörünket, melyik az a „cél” közönség, akinek szolgáltatunk. Az Ő igényeik kiszolgálása az egyik fő cél, a másik, hogy minél hatékonyabb időráfordítással tudjuk teljesíteni a szerződésben foglaltakat. Célszerű listát készíteni a jövendőbeli könyvelési szoftverünkkel támasztott elvárásainkról, mi az,  ami feltétlenül szükséges, és mi az, ami jó ha van. Vegyük figyelembe azt is, hogy lehet, hogy most nincs szükségünk bizonyos funkciókra, ha eddig nem használtunk számunkra idegen funkciókat, attól még hasznosak lehetnek és könnyíthetnek a munkánkon. Új igények fogalmazódnak meg a „piacon” pl. sok multinacionális cég már tanfolyamokat szervez az elektronikus számlázásra és adatkezelésre. Hasznos, ha a program kiválasztásánál számolunk az esetleges jövőbeni igényekkel.

A kiválasztásánál az alábbi szempontok megfontolása, igények megfogalmazása fontos:

-    Mire fogjuk használni, kizárólag főkönyvi nyilvántartás vezetésére? 
-    Kik lesznek a felhasználók? Alkalmazott vagy alvállalkozó is fogja-e majd használni?
-    Milyen fokú számítástechnikai ismeretei vannak például az adatrögzítőnek, képes lesz-e majd használni?
-    Milyen bizonylatokat szükséges előállítani a szoftverrel? Főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, főkönyvi kartonok, vevői-szállítói folyószámlák, áfa analitikák, mérleg eredmény-kimutatás stb. Vannak-e az ügyfélnek különleges igényei - havi riportok, jelentések, vezetői számvitel?
-    Ki fogja végezni a bérszámfejtést? Ha mi végezzük, akkor van-e a programnak bérszámfejtő modulja, ha nincs, tud-e külső adatokat fogadni, importálni más rendszerből?
-    Más speciális igények, pl. szükséges-e pénztárbizonylatot vezetni. 

 

III. Az ügyviteli programmal szemben támasztott konkrét elvárások

Nézzünk egy példát arra, hogy milyen elvárásokat fogalmazhatunk meg, illetve milyen szempontokat tarthatunk fontosnak, ha most kellene szoftvert választanunk. Szeretnénk rávilágítani, hogy melyek a legtöbb programnak a kritikus pontjai, melyekre külön érdemes figyelmet szentelni. (A szoftver, vagy program kifejezés alatt a továbbiakban a választandó ügyviteli-könyvviteli szoftvert értjük külön magyarázat nélkül.)

1. Tárgyi eszközök

•    Van-e tárgyi eszköz modulja a kiválasztott szoftvernek?
•    Számítógéppel szeretném-e nyilvántartani a tárgyi eszközöket, vagy maradok a hagyományos kézi kartonoknál (modernebb verzióban, Excel táblánál)? Ha az ügyfeleim nagy részének nincs sok tárgyi eszköze, nem biztos, hogy költség- és erőforrás hatékony a számítógépes nyilvántartás. Ugyanakkor, ha sok tárgyi eszköz van, és szükséges havi gyakorisággal jelenteni az aktuális havi értékcsökkenést (vagy ha a számviteli politikámban úgy rendelkeztem, hogy havonta számolom el) akkor nagyban megkönnyítheti a dolgom, ha szoftvert használok.
•    Vizsgálnom kell, hogy a szoftver képes-e elkülönítetten kimutatni a Számviteli törvény szerint elszámolható értékcsökkenést, valamint a Társasági adótörvény szerintit is. Készíthető-e üzembe helyezési jegyzőkönyv a szoftver segítségével? Tud-e tárgyi eszköz leltárt készíteni (leltári egységet létrehozni), oly módon, hogy az a fizikai leltár felvétellel összehasonlítható legyen?
•    Tud-e automatikus feladást a főkönyv felé havonta vagy az év végén, vagy manuálisan kell rögzíteni?
•    Hogyan kezeli a „rá” aktiválásokat (létező eszközre aktiválást), a kivezetéseket, hogyan tartja nyilván a maradvány értékeket? 
•    Év végén tud-e készíteni a kiegészítő melléklet specifikus részének tételes előírása szerinti befektetési tükröt, ha nem, akkor minimális elvárásként hozza-e külön a nyitó adatokat?
•    Hasznos, ha képes a támogatásból megvalósult beruházásokat külön kezelni, mivel ezekben az esetekben képesnek kell lennem figyelemmel kísérni a bekerülési érték költségenkénti elszámolásakor, hogy a passzív időbeli elhatárolásokat milyen mértékben szüntetem meg a rendkívüli bevételekkel szemben.
•    További fontos szempont lehet, hogy a fejlesztési tartalék terhére beszerzett eszközök esetében, képes legyen figyelni, hogy meddig nem érvényesíthető Tao törvény szerinti értékcsökkenés.

•    Mennyire áttekinthetők, világosan, egyszerűen értelmezhetők-e a program által létrehozott listák, lekérdezések?  

2. Anyag - áru

•    A vállalkozó könyvelőket az anyagokkal, árukkal kapcsolatosan döntően az érinti, hogy a vállalkozó saját döntésétől függően vezet-e év közben folyamatos értékbeli vagy mennyiségi (és értékbeli) nyilvántartást, vagy pedig nem.
•    A vásárolt készleteket bekerülési értéken (beszerzési értéken) veszik-e nyilvántartásba? Általában ez a jellemző, valamint általában év végén leltározással állapítják meg a készlet értékét.
•    Ha olyan céget könyvelünk, ahol vezetnek év közben folyamatos készletnyilvántartást, akkor a „raktár” a havi záráskor szolgáltat számunkra adatokat.
•    A program kiválasztása során a készletek témakörével akkor kell foglalkoznunk, ha pl. komplett gazdasági ügyintézést vállalunk, mely a raktári bevét jegyek és kiadási jegyek mozgásának rögzítését is feltételezi, vagyis készletgazdálkodást is végzünk. Ilyen esetben már nagyon fontos szempont, hogy a programnak van-e készlet nyilvántartó modulja. Tud-e közvetlen főkönyvi feladást készíteni a havi zárlatot követően?  Képes-e kezelni a különböző értékelésnek megfelelően választott elszámolási módok szerint pl. átlagos beszerzési áron, vagy FIFO módszer szerint?

3.    Vevők – szállítók - a folyószámlát érintő kritériumok vizsgálata

•    Nagyon fontos, hogy a választott program kiválóan kezelje a folyószámlát úgy a vevők, mint a szállítók vonatkozásában. Sok felesleges munkától „kímélhetjük meg magunkat”, ha a kiválasztott program tesztelésénél alaposak vagyunk. 
•    Vizsgáljunk meg néhány lehetőséget. Könyvelésre kapjuk meg a számlákat, mi magunk rögzítjük, meg kell néznünk, hogy a számla hivatkozás (számla sorszáma) belefér-e az erre a célra rendelkezésre álló mezőbe? Van olyan program is, amely csak nyolc számjegyet enged beírni, (Pl. azt, hogy 2007/700011001 már nem tudom rögzíteni) bár a mai Windows-os verzióknál ez már ritka. De foglalkoznom kell vele, hogy szisztematikusan akkor csak az utolsó pl. hat számot írjam be  mindig és mondjuk ne az első hatot (folyószámla egyeztetéseknél látszik, ha nem egy személy könyvelte a bizonylatokat, mert eltér a rögzítés karakterisztikája). Ha alkalmazottal vagy alvállalkozóval könyveltetek, akkor ezeket az egyértelműség kedvéért szükséges írásban rögzíteni, így is épp elég feladat lesz a banki utalásoknál beazonosítani, a tételeket.
•    Van-e a programon automata-kontírozási lehetőség? Nem minden programnál van lehetőség a részleges automata kontírozás választására, esetenként csak két választási lehetőségünk van, vagy az automata-kontírozást használjuk, vagy teljesen manuálisan rögzítünk. A teljes automata kontírozásnál ez azt jelenti, hogy minden új gazdasági eseményre létre kell hozni egy új kontír-kódot. Ez fontos lehet például, ha adatrögzítőnk nem kellően képzett, ilyen esetben elegendő lehet, ha a megfelelő kontír-kódot jelöljük, pl. 101 (= T 311, K911, K467). A rögzítő ennek megfelelően könyvel és ez nagyban megkönnyítheti, felgyorsíthatja a rögzítési munkát. A nagy mennyiségű, azonos gazdasági eseményt tükröző számlák esetében hasznos az automata-kontírozás, vagy abban az esetben, ha adatrögzítő végzi ezt a munkát, azonban a vegyes tételek esetében már kissé nehézkessé válhat.
•    Külső rendszerből fogadjuk-e be a számlákat - így lehetőség nyílik arra, hogy - főleg sok kimenő számlával rendelkező cégeknél - megspóroljuk a vevő számlák rögzítését. Az úgynevezett DOS-os verziójú régebbi szoftverek is képesek külső adatokat fogadni, egy megfelelő átalakító szoftver segítségével (ennek a tesztelése időigényes, de éves szinten valószínűleg megéri).
•    Integrált rendszernél az előbbieknek nem szabad problémát jelentenie, hiszen egyazon rendszerből vesszük át az adatokat. A szoftver kiválasztásánál itt fontos szempont lehet, hogy integrált rendszer esetében az ügyfelünk, egy floppy lemez, CD, Pendrive (külső adathordozó) segítségével vagy on-line módon belső adathordozó segítségével tud-e adatokat átadni.

 

Követelmények a folyószámlát érintő gazdasági események könyvelhetőségével szemben:

•    Adatrögzítés során figyelmeztet-e, hogy hibás a dátum, pl. nem egyezik a teljesítés és könyvelési hónap amiben dolgozom? Jelzi-e ha véletlenül ugyan azon a sorszámú számlát akarom rögzíteni?  Megtiltja-e hogy ugyanolyan számú számlát rögzítsek (ez szállítói számlák esetében gond lehet, ha tiltja a program, mert a Nagy Bt-nek meg a Kis Kft-nek is lehet 2007/05-ös sorszámú számlája). Jó, ha figyelmeztet, a duplikált sorozat számra, de ha meggyőződtem róla, hogy ez más partner, akkor engedje lekönyvelni.
•    Folyószámla összerendelés automatikusan történik-e, (összerendezés, kipontozás, párosítás) automatikusan összepontozza-e a folyószámla tételeket a pénzügyi teljesítéskor? Összevezeti-e automatikusan a”stornó” helyesbítő számlákat? Lehet-e hivatkozást megadni a „stornó számla” eredetijére vonatkozóan? Bizonyára többen közülünk vettek már át olyan céget, hogy a nyitott folyószámla „kipontozatlan” akár több oldal is volt, mert pl. ha a számla sorszám hivatkozásban egy szám, vagy betű eltérés volt akkor már nem pontozta össze a program.
•    Enged-e pl. beérkező bankot folyószámlára könyvelni, melyben Kis Bt. utal nekem számlaszámra hivatkozással, de nekem a folyószámlán nem jelenik meg a párja? Vagy folyószámlát nem érintően csak a főkönyvre engedi a beérkezett összeget könyvelni? Lehet-e folyószámla - főkönyv egyezető listát lekérni? Van-e egyeztető lista a folyószámlát nem érintő tételekről?
•    Tudok-e partnerre, számla számra, esetleg számlaértékre (Ft vagy deviza) való hivatkozással keresni a folyószámla analitikában?
•    Devizás tételek esetén tud-e automatikus árfolyam különbözeteket elszámolni? Az év végi átértékeléseket be lehet-e állítani? Tud-e árfolyam átértékelést „szimulálni” a program,  pl. hogy meg tudjam állapítani, hogy a számviteli politikámban jelentősnek nyilvánított árfolyam különbözet mekkora összeg, el kell-e számolnom?
•    Tud-e korosító listát készíteni? Vevők értékvesztésének megállapítása miatt, illetve cash-flow tervezés miatt egyre több tulajdonos tart igényt korosító listára, és a könyvvizsgálóknak is kérik.
•    Tudok-e fizetési felszólítást nyomtatni a programból? Tud-e egyenleg-közlőt nyomtatni? Ideális esetben el tudom-e azt menteni pdf. formátumban, majd e-mailban továbbítani?
(....)

4.  Pénzeszközök

•    Abban az esetben, ha a házi pénztárat is nekünk „kell” vezetni, érdemes megnézni, hogy egy külön pénztár modul-e az ideális megoldás (melyet tulajdonképpen a kézzel való kitöltés helyett használunk, és számítógépes úton állítunk elő), vagy érdemesebb egy integrált rendszerben gondolkodni. Ekkor a pénztárbizonylatokat az ügyfél is előállíthatja, és mi feladjuk (kontírozás, főkönyvi számlákhoz való hozzárendelés után, vagy bizonyos esetekben csak ellenőrzés után) a főkönyvi modulba. Általában ma már minden pénztárnyilvántartó program képes pénztárjelentést és címletjegyzéket előállítani. Vannak olyan könyvelő programok is, ahol be lehet állítani a paraméterezéseknél, hogy könyvelés közben nyomtasson-e pénztárbizonylatot, vagy sem. Ma már az érvényben lévő jogszabályok alapján a pénztárkezelés, a pénztárbizonylatok kiállítása jellemzően az ügyfelek feladata.
•    Deviza számlák: a számviteli politikában rögzített választott értékelési mód szerint kell a valuta- és deviza-készleteket nyilvántartani. 
Ezek a következők lehetnek:
a) nyilvántartási (elszámoló) árfolyamon. Az átlagolás egyik különleges formája a nyilvántartási ár és az árfolyam különbözet alkalmazása. A keletkező árfolyam különbözetet meghatározott időközönként (havonta, negyedévente) meg kell osztani a valuta-, devizakészlet és a felhasználás között. Számítógépes nyilvántartás esetén ez a megoldás nem javasolt.
b) FIFO módszer, az először bekerült pénzeszközt kell először kivezetni a könyvekből, tapasztalatom szerint kevés program tudja jól kezelni. 
c) A Szvt. szerint lehet még átlagolási módszert is alkalmazni, a törvény nem nevesíti az átlagolási módszereket, lehet éves átlag, csúsztatott átlag. Számítógépes nyilvántartás esetén célszerű ezt választani, és a számviteli politikában is ezt rögzíteni. Vizsgálni kell, hogy a választott szoftver hogyan kezeli a deviza-, valuta készletek nyilvántartását. Deviza számlák vonatkozásában a vevők és szállítók esetében már volt szó az év végi átértékelési különbözetek kezelésének vizsgálatára.
(....)

5. Aktív, passzív elhatárolások

Egyes programok képesek az elhatárolásokat is automatikusan kezelni, azonban nem mindig teljesen szabályos módon, úgy, hogy amit előző év december 31-én elhatároltam, a program a következő év nyitáskor január 01-napjával visszavezeti. Érdemes a témát egy kicsit megvizsgálni, de a választásunk szempontjából nem bír akkora jelentőséggel, hogy ezt a funkciót hogyan kezeli a szoftverünk.

Főleg azon cégek esetében érdemesebb, megnézni, hogy esetleg képes-e más rendszerből a még „le nem számlázott” költségeket összegyűjteni (pl. pozíciós kartonok, kötés elszámolások) ahol nagyon korán van a mérlegkészítés időpontja, s mint tudjuk, vannak külföldi szállítók, akik akár három hónapot is várnak a teljesítés után a számlázással.(...)

6. ÁFA analitikák, kimutatások, nyilvántartások

Kényes terület az ÁFA analitika, egy- egy szoftver vizsgálatakor, több szakmai szerző valószínű a gyakorlati tapasztalatai alapján regényt tudna írni erről. A könyvelők álma az olyan program, melyet be lehet úgy paraméterezni, hogy az áfa bevallás sorainak megfelelően, ugyanolyan bontásban lekérdezhető legyen az áfa analitika, részletezve a tájékoztató sorokat is. 

Vizsgálni kell, hogy hogyan tudja kezelni a program az EU-s áfa könyvelési tételeket, az eltérő árfolyamok kezelését (hiszen nem minden cégnél megoldható, hogy MNB „közép” árfolyamon könyveljük a szállítói számlákat is). A negyedéves összesítő kitöltéséhez a közösségen belüli értékesítésekről, és beszerzésekről tudunk-e EU-s adószámonként listát kérni, megkönnyítve ezzel a munkánkat?!  (...)

7.  Költségek könyvelése

Az elmúlt évek során nem nagyon találkoztam olyan gazdálkodóval, ahol 6-os, 7-es számlaosztályban könyveltek volna.(....) Az igények felmérése után érdemes megnézni, hogy választott programunk, tud-e ilyet?

 

8.  Szempontok a szoftver kiválasztásánál

Az igények részletezése ezzel még nem teljes, azonban a különböző területeken tevékenykedő, különböző igényű, ízlésű, képzettségű kollégák és ügyfelek számára más-más területek lehetnek kiemelkedően fontosak.

Árak, szoftver támogatottság

Nem elhanyagolható szempont az ár. Mivel valószínűleg hosszabb távú döntést készülünk hozni, ezért ne sajnáljuk az időt az ár-érték arány összemérésére. Nem biztos, hogy egy egyszerűbbnek tűnő „olcsóbb” program a végén is olcsó marad. Több programnál nem elhanyagolható a szoftverkövetési díj sem. 

Fontos előre tisztázni, mi foglaltatik benne az árban, lehet-e telefonon segítséget kérni?  Általában ez első évben a programkövetés ingyenes, ilyenkor kijavítják a hibákat, küldenek frissítést, kisebb fejlesztéseket elvégeznek. Vannak programok, amelyeknél össze lehet az adatállományt „csomagolni” ha pl. féllábas a kivonat, és a szoftverkészítő kijavítva visszaküldi azt. Jogszabályi változások esetén általában nem spórolhatjuk meg a frissítést, hogy kifizessük az upgrade-lést. Különösen igaz ez a bérszámfejtő programok esetében is.

További költséget jelenthet, ha menet közben kiderül, hogy a vásárolt szoftver az alap modul és mindent magamnak kell beparamétereznem, de ehhez nem kellően világos a felhasználói kézikönyv, vagy programleírás. Tehát a paraméterezési és további munkák elvégzéséért ki kell hívnom a szoftver tanácsadót (a szoftver árában, mint költségtényezővel ezzel kombinálnom kell, ez az összeg cégenként változó de akár 8-15 e Ft/óra is lehet, és van olyan cég amely 4 tanácsadói óra alatt nem megy ki a partnerhez). 

Tesztelés

Fontos, hogy kiszemelt szoftverünket működés közben is lássuk. Legjobb megoldás erre a DEMO verzió kipróbálása (sok esetben ingyenesen letölthető az internetről). De elmehetünk termékbemutatóra, kifejezetten ügyviteli szoftverekre szakosodott szoftver börzére (az a tapasztalat, hogy sajnos kevesen állítanak ki). De személyesen megmutatják a program használatát, lehet konzultálni, árajánlatot kérni, és akár DEMO verziót is. Azzal a szoftverrel, melynek a DEMO-ját mi magunk is képesek vagyunk telepíteni, feltehetőleg nem fog nagy meglepetés érni az éles rendszer telepítése során sem.

Megjelenítés, külalak, kezelhetőség

Korábban már volt szó a lekérdezési lehetőségek, listák fontosságáról. Nagyon sok értékes időt pazarolhatunk el, ha fölösleges egyeztetéseket, összeadásokat stb. kell végeznünk, mert programunk nem képes a szükséges adatokat produkálni.
Találkoztam olyan integrált rendszerrel is, amely a számlaosztályokon belül nem összesíti a főkönyvi számlaszámokat a mérleg szerinti bontásban, egyszerűen csak annyi lehet az összesítés, hogy 1. számla osztály összesen ennyi, 2. számlaosztály összesen ennyi, stb. Ha mérleget szeretnék készíteni, akkor kézzel kell összeadogatni az adatokat (a mérleg készítése legtöbb cégnél már nem csak év végén szükséges, hanem sok helyen havonta). Van olyan rendszer is, amely az összesítők összesítőit is összesíti, s a végén már nagyon zavaró, hogy melyik sor adatára van szükségünk.
Nem elhanyagolható szempont, hogy a nem számviteli szakember számára (pl. ügyvezető, tulajdonos) is értelmezhető legyen egy főkönyvi kivonat, vagy egy vevő korosító lista. Vizsgáljuk, meg, mennyire jól strukturáltak a lekérdezési lehetőségek, mennyire mutatják magukat. Egyértelműek-e a megnevezések?  Esetleg félrevezetők, vagy megtévesztők. Emlékszem egy olyan esetre, amikor csak egy főkönyvi kivonatot szerettem volna lekérdezni, de sehol nem találtam a programban ilyen menüpontot, később kiderült, hogy a megnevezése: Riport a számla analitikából volt (a programozó szerint ez teljesen logikus). (...) 

Bővítési lehetőségek

Vizsgálandó szempont, hogy van-e a programnak hálózatos változata, illetve vásárolhatunk-e később hozzá más modulokat, ha jelenleg még nincs is rá szükségünk, vagy a beruházásra fordítható forrásunk korlátozott. Vegyük számításba, hogy a technika, az informatika és az információ-igény is egyre jobban fejlődik, inkább tudjon egy program többet, mint ne leshessen bővíteni, hisz egy átállás másik rendszerre mindig nagyon költséges, és időigényes feladat.

A szoftvergyártó cég

Szempont magának a szoftvergyártó cégnek a kiléte is mivel, ha számunkra igen nagy jelentőséggel bíró döntést hozunk, és vásárolunk egy szoftvert, akkor nem mindegy, hogy a későbbiek folyamán is elérhető lesz-e az a cég. Például egy egyszemélyes fejlesztő cég is nagyon jól kiszolgálhatja igényeinket, de nagyon kiszolgáltatottá válhatunk az adott személy időbeli és kapacitásbeli korlátaitól, ha nem egy nagyobb létszámú team áll a program mögött).