Bármely vállalkozás, cég életében eljöhet az a pillanat, amikor a könyvelő program cseréje indokolttá válik.
Persze többféle ok miatt válhat ez indokolttá. Válhat ez szükségessé, abban az esetben is, ha úgy döntünk, hogy okosabb könyvelő programra van szükségünk, illetve, ha könyvelőt váltunk.
Nagyon lényeges, hogy mielőtt elvégeznénk, illetve hozzákezdenék a művelethez, járjuk kicsit közelebbről körbe ezt a témát, tanulmányozzuk át minél alaposabban.Nézzük bővebben melyek a legfontosabb követelmények könyvelő program váltásakor, illetve könyvelő váltás esetén:
Cégek jó része, a könyvelő program váltását, könyvelő váltását általában az adott üzleti év lezárása után bonyolítja le, leszögezhetjük, hogy ez a legésszerűbb megoldás, de mindenesetre megkülönböztetett figyelemmel kell lennünk a folyamatban. Fontos lehet szintén, hogy a zárás után, de még az év kezdése előtt ki tudjuk próbálni, be tudjunk tanulni az új könyvelő program nyújtotta lehetőségekbe. Figyeljük, hogy az új könyvelő- programunk ügyfélszolgálati támogatása megfelelő-e?
A legtöbb esetben a forgalmazó cégek a könyvelő programoknál kínálják:
a telefonos és e-mailes segítségnyújtás lehetősége,
folyamatos frissítéseket, fejlesztéseket biztosítanak,
törvényi változások naprakész követése,
online tudásbázishoz hozzáférés,
ügyfélportál hozzáférés biztosítása (cégére, vállalkozására jellemző minden fontos információ megtalálható itt, továbbá személyre-szabott ajánlatokon kívül megtalálhatjuk az aktuális terméktámogatási szerződésünket, azok lejárati határidejét, valamint a lehetőséget a megújításra. Itt feltüntetésre kerülhet, hogy megújításnál, új könyvelő programra váltás esetén, hogyan fog az ár változni, fizetési konstrukciók is feltüntetésre kerülnek, lehet kedvezmények igénybevétele, részletfizetés, bérlések lehetősége.
Mindig célszerű, sőt, erősen ajánlott a könyvelő program, különböző moduljainak vásárlása előtt a demo változatok kipróbálása. Érdemes minden modulról részletes tájékoztatást, bemutatót kérnünk, telepítési, majd frissítési lehetőségekről tájékozódni.
A könyvelési anyag megfelelő átadás-átvétele a legfontosabb kulcs a könyvelő program váltása, vagy könyvelő váltás folyamatában.
Fontos, hogy meggyőződjünk többek között például arról, hogy lényeges adatokat, (törzsadatok, vevők, szállítók, esetleges könyvelési adatok, számlatükör stb.) váltáskor át lehet-e vinni az adatokat az új programba adatvesztés nélkül. Meghatározó, hogy az új programmal magas színvonalon tudjuk elkészíteni az adatszolgáltatásainkat, elektronikus bevallásainkat, a törvényi elvárások illetve határidőknek meg tudjunk felelni.
Amennyiben egy viszonylag kisebb tudású könyvelő programmal kezdtük, de cégünk gazdasági élete igényli a nagyobb „könyvelői-tudást”, például szükségünk lesz devizakönyvelési funkcióra, vagy fizetési felszólítások kezelésére, bankszámla importálási funkció bevezetése válik szükségessé a kiegyenlítésekhez stb., létfontosságú, hogy a régi programunk adatvesztés nélkül legyen bővíthető nagyobb tudású könyvelői programmá.
Cégünk, vállalkozásunk növekedése, tevékenységének bővülése miatt is hozhatunk olyan döntést, hogy könyvelőt váltunk/cserélünk.
A könyvvitelei teendők ellátása meghatározó bizalmi viszonyt is jelentenek a cégek életében.
Könyvelőváltásnál fontos, hogy lebonyolításuk, csakis pozitív hatású legyen a cégek életében.
A könyvelőváltás sikeres megvalósítása; a megfelelő időzítés mellett a megfelelő előkészítés. Célszerű profi könyvelőirodát/könyvelőt választani ebben az esetben, hisz ők már többször vezényeltek le ilyen feladatot, így azt már szinte rutinszerűen el fogják végezni.
Könyvelőváltásnál felmerülhet például, hogy a cég a meglévő integrált vállalat irányítási rendszerében igényli a könyvelést, de az is jó megoldás lehet, ha a könyvelőiroda/könyvelő a saját rendszerében fogja végezni a munkát a továbbiakban. Természetesen bármelyik megoldás jó lehet, fontos, hogy a két adatbázis a kétféle rendszer összekapcsolása zökkenőmentesen működjön. Amennyiben például a két adatbázis nem megfelelően működik, nincs meg a megfelelő előkészítés, hiányosságokhoz is vezethet akár, amely komoly mulasztási pénzbírságokat vonhat maga után.
Az ügymenetben feltárt, illetve nem kezelt hiányosságok komoly következményekkel járhatnak például:
bejelentési kötelezettségek elmulasztása komoly mulasztási pénzbírságot,
tárgyi eszközök értékcsökkenésének számítási hibái, adóhiány, késedelmi pótlék fizetését eredményezheti,
transzfelár nyilvántartási kötelezettség elmulasztásának következménye (amennyiben köteles ilyet vezetni) mulasztási bírság megfizetését vonhatja maga után, transzfelár nyilvántartás hiányos vezetése,(amennyiben kell ilyet vezetnie) nyilvántartásonként, akár milliós nagyságrendű mulasztási bírság következménnyel bírhat.
Az év közbeni könyvelőváltás, mint ahogy már említettük is, nem tartozik az ideális megoldások közé. De, előfordulhat, hogy könyvelőnk olyan fatális hibát követ el, amely nem teszi lehetővé, hogy kivárjuk az adott év lezárását, évközben leszünk kénytelenek könyvelőt váltani. Ebben az esetben figyelembe kell vennünk többek között:
van olyan eset, amikor célszerűbb a megkezdett évet az új könyvelővel újra könyveltetni, persze ez plusz költséggel is járhat,
fontos lehet a felelősségek tisztázása, régi és új könyvelő esetében, kinek mely időpontig van felelőssége például áfa bevallások, beszámolók, járulékbevallások kapcsán stb.