Az egyszeres könyvvitel, a pénztárkönyv, naplófőkönyv használatával kapcsolatos teendők, mintha kissé mostoha gyereke lenne az ügyvitel, a könyvvitel rendszerének.

Tényként leszögezhetjük, a szakirodalom keveset foglalkozik a témával, nézzünk szét egy kicsit bővebben az egyszeres könyvvitel, a pénztárkönyv, a naplófőkönyv lényeges elemei között.

 A nagy többség azt hiszi, hogy az egyszeres könyvelés lényegesen kevesebb tudást igénylő, mint a kettős könyvvitel elvégzése. Ez korántsem igaz, az egyszeres könyvelés teljesen komplex, átfogó tudást igényel a könyvelést végzőtől.
Általánosságban nézve a könyvvezetés olyan tevékenység, amelyben a gazdálkodó, pénzügyi, jövedelmi, vagyoni helyzetéről a törvényben meghatározott feltételek szerint nyilvántartást vezet, majd azt, az adott évvégén lezárja.

 A számviteli törvény különbséget tesz egyszeres könyvelés, és kettős könyvviteli tevékenységek között. Meghatározó különbség, hogy az egyszeres könyvelés, csak a pénzeszközök változásait rögzítik; a bevételekhez a ténylegesen bejövő, míg a kiadásokhoz (költségekhez) ténylegesen kifizetett tételeket kell rögzíteni.

A törvény, egyéni vállalkozók esetében nyilvántartási kötelezettségként írja elő a könyvelést; lényege, hogy folyamatosan, időrendi sorrendben kell rögzíteni illetve nyilvántartani minden olyan adatot, amely az adókötelezettség betartásához szükségesek.
Alapnyilvántartás az egyszeres könyvelésben a pénztárkönyv és a naplófőkönyv. Az alapnyilvántartások mellett az egyszeres könyvelés szabályainak akkor felel meg a vállalkozó, amennyiben úgynevezett részletező nyilvántartásokat is vezet, ilyen lehet a tárgyi eszköznyilvántartás, még azon esetben is, ha akár csak egy tárgyi eszközzel rendelkezik az illető.

Jó, ha tudjuk, hogy az egyszeres könyvvitelt alkalmazók alapnyilvántartásait, a pénztárkönyvet, a naplófőkönyvet nem kell hitelesíteni az adóhatósággal; mind a papíralapú, mind a számítógép alapú nyilvántartás elfogadott.
Az egyszerű könyvviteli teendők elvégzését is mindenképpen ajánlott szakképzett könyvelőre, könyvelőirodára bízni, hogy a törvényi előírásoknak vállalkozása megfeleljen.

Nézzük meg közelebbről az egyszeres könyvvitel alapnyilvántartásait; naplófőkönyvről, és pénztárkönyvről, amit mindenképpen tudni érdemes:

Pénztárkönyv, és amit rögzíteni kell benne:
pénzforgalmi szemléletű nyilvántartás,
időrendi sorrendben, folyamatosan kell rögzíteni a gazdálkodással kapcsolatos bevételeket és kiadásokat, minden olyan adatot, amely az adókötelezettség betartásához szükségesek, lényeges, hogy utólagosan is ellenőrizhetőnek kell lennie,
a könyvvezetési szabályokat a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. évi törvény tartalmazza►(Szja tv. ),
bankszámla forgalom nyilvántartására nem alkalmas,
a bevételeket és kiadásokat bizonylatok, számlák alapján kell elvégezni,
készpénzbevételeket naponta (Áfa kulcsok szerint), vagy naponta pénztárátvételi bizonylaton kell rögzíteni, majd azt legalább havonként a bizonylatokról felvezetni,
számlával, vagy kísérő dokumentumokkal (nyugtával) stb. történő értékesítéseket a számla stb. számok feltüntetésével kell felvezetni,
javításokat áthúzással kell javítani, (egyértelműen, jól láthatóan),
egyéni vállalkozóknak a bevételeket és költségeket tárgyhónap 12 napjáig összesíteni kell, év utolsó napjával zárást kell készíteni,
befizetett adóelőlegek rögzítése a befizetés napján a bizonylat számának feltüntetésével kell, hogy történjen,
A pénztárkönyvnek legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia:
sorszám, az „esemény” időpontja, bizonylat sorszáma, a gazdasági esemény rövid leírása, bevételeket; külön feltüntetve az adóköteles bevételeket,
feltüntetve a fizetendő általános forgalmi adót, a jövedelem kiszámításánál figyelembe nem vehető bevételeket,  kiadások feltüntetése
a költségként elszámolható kiadásokat; úgymint  anyag és árubeszerzés, alkalmazottak bére és közterhei, közvetített szolgáltatások értéke,
vállalkozói kivét, egyéb költségként elszámolható kiadások.  költségként el nem számolható kiadásokat; mint  levonható általános forgalmi adó,
beruházási költségek, egyéb költségként el nem számolható költségek.  

Pénztárkönyvet akkor célszerű vezetni, amennyiben a banki tételek száma kicsi, mint ahogy említettük is már, a pénztárkönyven nincs külön pénztár vagy bankszámla rovat. A pénztárkönyv feladata a készpénzes bevételek és kiadások rögzítése. Ebben az esetben minden tétel a bevétel, illetve a kiadás oszlopba kerülnek. A készpénzes illetve a banki tételeket megbontva egy külön nyilvántartásban kell elkülönítve vezetni, különös figyelmet fordítani, hogy azok pontosak, leellenőrizhetők legyenek. Ez természetesen többlet-munkát jelenthet minden esetben.
A pénztárkönyvet az arra kötelezettnek minden esetben úgy kell vezetnie, - a kiegészítő nyilvántartásokat is figyelembe véve, - hogy minden tevékenységével összefüggő pénzbevétel vagy kiadás zárt rendszerben nyomon követhető legyen.
A pénztárkönyvi elszámolás számítógéppel is történhet, természetesen a törvényi előírásoknak megfelelően.
Abban az esetben, amikor a vállalkozás, cég bankszámla forgalma jelentős, akkor naplófőkönyv vezetése ajánlott az egyszeres könyvvitel rendszerében.
A naplófőkönyvben egyidejűleg két csoportba kell könyvelni:
pénzforgalmi rovatok,
részletező rovatok.
A részletező rovatokat úgy kell tagolni, ahogy az a gazdálkodó igényeinek a legjobban megfeleljen, minden bevételt és kiadást, költséget szerepeltetni kell. A naplófőkönyvben az adatok könyvelése kétszeres, ugyanis mindig könyvelni kell a Pénztár illetve a Bankszámla csökkenés/növekedés rovatát. Pénzmozgással együtt járhat még a különböző kötelezettségek, illetve követelések nyomon követése is.

A naplófőkönyv rovatai:
sorszám, dátum, bizonylat száma, gazdasági esemény leírása
BANKSZÁMLA  bevétel, kiadás, egyenleg.
PÉNZTÁR  bevétel, kiadás, egyenleg.
BEVÉTELEK az adóalapba beszámítható bevétel, az adóalapjába be nem számítható bevételek, fizetendő áfa.
KÖLTSÉGEK, KIADÁSOK  költségnek számító kiadások, árubeszerzések, munkabér, munkabérek közterhei, vállalkozói kivét, egyéb kiadások. áfa összeg,költségnek nem minősülő egyéb kiadások.
KÖVETELÉSEK  csökkenés, növekedés
KÖTELEZETTSÉGEK csökkenés növekedés
A JEGYZETT TŐKE és TŐKETARTALÉK  csökkenés, növekedés
PÉNZÜGYI EREDMÉNYEK ELSZÁMOLÁSA  csökkenés növekedés.

Abban az esetben, ha papíralapú nyilvántartást vezetünk, és egy oldalra nem fér ki az adott könyvelés időszak, az oszlopokat alul összesíteni kell, és átvinni a másik oldal kezdő sorába. Minden könyvelési időszak végén utolsó tételt aláhúzzuk és zárást kell végezni.
A naplófőkönyvet sem kell az adóhatósággal hitelesíteni, de 8 évig meg kell őrizni azt.
Az egyszeres könyvvitelben a szintetikus nyilvántartásokat, - pénztárkönyv, naplófőkönyv -, az analitikus nyilvántartások teszik komplex, egésszé.

Olyan részletező, analitikus nyilvántartásokat kell vezetni, amelyek az adóköteles jövedelem megállapításához szükségesek, mint például:
tárgyi eszközök nyilvántartása,
vevőkkel szembeni követelések,
szállítókkal szembeni tartozások,
munkabérek, egyéb jövedelmek kifizetések nyilvántartása,
útnyilvántartások,
beruházási, költségnyilvántartások,
egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása,
szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása,
selejtezések nyilvántartása stb.
Az egyszeres könyvvitel munkálatai végezhető papír alapú nyomtatványok segítségével is, de jellemzően számítógépes programok segítségével végzi a feladatot a vállalkozások zöme. Széles kínálat áll rendelkezésre aki, ki szeretné váltani a papíralapú naplófőkönyv nyomtatványok vezetését. Egy megfelelően jól kiválasztott naplófőkönyv programmal kiválthatja a naplófőkönyvek kézi vezetését, nem kell bajlódnia például az oldalak közötti átvezetésekkel, a havi összesítések elkészítésével.

Az ideális naplófőkönyv program egyéni vállalkozók, alapítványok, egyesületek, lakásszövetkezetek, egyházjogi személyek és egyéb szervezetek számára teszi az egyszeres könyvelés munkálatait gyorsabbá, hatékonyabbá.