Mint tudjuk a bérszámfejtők, társadalmi ügyintézők munkája nélkülözhetetlen egy cég, vállalkozás életében.
Nagy felelősséget, pontosságot igényel munkájuk. Azt, hogy milyen bérprogrammal dolgozunk, alapos körültekintést igényel, érdemes körbenézni a neten, érdeklődni, tájékozódni mielőtt választanánk.
A hazai bérprogram piac igen széles választékot vonultat fel. Bérprogramokat forgalmazó cégek külön ajánlatokkal célozzák meg a kisebb vállalkozásokat: kisebb, olcsóbb egyenes arányban van, a kevesebbet is tud verzióval. Míg a nagyobb vállalkozásoknak felkínált bérprogramok, mindent tudnak már, ezért áraik is lényegesen magasabbak már.
Bérszámfejtők, bérügyviteli szakemberek tudnak elsősorban olyan véleményt nyilvánítani, hogy használhatóság szempontjából milyen a jó bérprogram, melyek a jó bérprogram előnyei. Nézzük meg ezt a témát közelebbről.
Bővebben:
Az a tény, hogy kipróbálhatjuk az adott programot, jelen esetben a választandó bérprogramot meghatározó lehet. A DEMO változatot elérhetjük a forgalmazó honlapján, vagy CD-N, DVD-n is. Nyilvánvaló a leggyorsabb, ha a cég honlapjáról tölthetjük azt le. Találkozhatunk olyan esetekkel is, hogy nem töltenek fel DEMO változatot, ugyanis azt gondolják, és valójában akár igaz is lehet, hogy a személyes találkozás az; amennyiben a fejlesztő cég szakembere mutatja be nekünk, hogyan működik, mit tud a felkínált bérprogram lényegében sokkal gyorsabbá válik a megismerése. Léteznek cégek, akik videóval mutatják be a bérprogramot, elérhető funkciókat, ez is segítségünkre lehet.
Találkozhatunk olyan cégekkel, hogy megvásárolnak egy profi, drága bérprogramot ugyanakkor nem kérnek betanítást, kellő bemutatást hozzá, sokszor nem tudják, milyen funkciókkal is rendelkezik az adott program valójában, tudjuk mindig, mire képes a programunk, hiszen értünk van.
Amennyiben kisebb tudású bérprogrammal kezdünk, fontos lehet, hogy a program legyen bővíthető. Előfordulhat, hogy cége, menetközben például TB kifizetőhellyé válik, különböző addig nem használt nyilvántartások készítését szeretné bevezetni, (például: munkaruha, bérlet egyéb juttatások nyilvántartása), megnövekedett a dolgozói létszám, ezek megfelelő kezelésére mindenképpen bővítenie kell. Tehát a legelején gondolnunk kell erre, illetve hasonló alternatívákra is.
Tehát lényeges, hogy meglévő kisebb tudású szoftverünket, adatvesztés nélkül tudjuk-e bővíteni, tudunk-e fejleszteni nagyobb tudású programra.
A jó bérprogram, a jól működő bérprogram előnyei közé sorolandó, hogy a gyakran ismétlődő, mindennapi feladatainkat tudja végezni automatizálva is. Ilyen lehet, például munkabérek, közteher utalások teljesítése, egyes bértételekhez, adókhoz stb., különböző kontírozási szabályok állíthatók be, ezekkel a bérfeladásunkat sokkal gyorsabban tudjuk elvégezni.
A kisebb tudású bérprogramunk különböző kiegészítő modulokkal legyen megfelelőn bővíthető, ez alapelvárás egy jól működő programnál.
A nagyobb tudású bérprogramok már az elején is sokkal több dolgot tudnak „alapból”. itt találkozhatunk már többek között, webes szabadságtervezéssel, elektronikus fizetési jegyzékek készítésével, de úgynevezett felhős adatbázis elérést is tudnak biztosítani. Legyen az különböző kiegészítő szolgáltatásokkal bővíthető bármely esetben, úgy, ahogy azt a mai modern kor elvárásai kéri tőlünk.
A bér és munkaügyi feladatok létfontosságú részét képezik a különböző bevallások, kimutatások, nyilvántartások, adatszolgáltatások elkészítése. A jó bérprogram kiváló minőségben, határidőre készíti el ezeket, és küldi tovább a NAV, MÁK, KSH, OEP felé. Fontos, hogy tudja és készítse el a bevallásokat elektronikusan is, ahol ez lehetőséget ad. A programunk legyen „személyre szabott”, ez hatékonyságot jelent nekünk minden esetben.
Ami a bérprogram telepítése után szemünk elé tárul, maga a látvány, milyen a színvilága, de természetesen nem ez a meghatározó. Lényeges, hogy az egyes funkciók mennyire láthatóak, mennyire könnyen elérhetőek. A gyakran használt funkciók legyenek könnyen elérhetőek, akár egy kattintással is. A bérügyvitelben jártas felhasználó gyorsan rájön, hogy ki is állította össze a bérprogramot, olyan szakember, aki maga is dolgozott már bérszámfejtéssel stb. teljesen más szempontok alapján állítja össze esetleg a menüpontokat, mint akár egy átlagos fejlesztő.
Tehát a jó bérprogram az átláthatósággal és a funkcionalitással szoros összefüggésben áll. Fejlesztők szinte állandó dilemmája, hogy mennyire legyen egy bérprogram diagramkészítős, elsősorban vizuális élményt nyújtó ábrákkal teli. A bérügyviteli szakember talán legfontosabb elvárása a programmal szemben, például, hogy hibátlan bérlapokat készítsen, pontos adatokat szolgáltasson, melyeket nem a profi színes diagramok világa nyújtja elsősorban.
A funkcionalitással kapcsolatban le kell szögeznünk, hogy bérprogramot azért vesz az ember, hogy helyette dolgozzon, ne kelljen mellette, még egy csomó dolgot elvégeznünk, tehát, amit választunk, program azt tudja, amiért a választásunk rá esett.
Egy jó bérprogramnál is fontos az elérhető ügyfélszolgálat. Hogyan érhető el, telefonon, vagy e-mailben is? Mindkét elérhetőség fontos lehet.
Választásunknál, illetve, hogy mikor is jó a bérprogramunk, fontos tényező lehet, hogy bérprogramunk milyen kapcsolatban áll például a pénzügyi modulokkal. Amivel kapcsolata lehet bejövő adatoknál például egy beléptető rendszer, vagy a termelésirányító rendszer, kimenő adatoknál például a főkönyv és kontrolling területe. Az integrált bérügyviteli rendszer hatalmas előnye, hogy egységes egészet kaphatunk. A „csak” bérprogramot forgalmazó cégek, úgy állítják többnyire össze a programjukat, hogy az más modulokkal kompatibilis legyen. Amennyiben az nem olyan, akkor biztos mondhatjuk, hogy nem volt jó választás.
A bérprogram kínáló tárház rendkívül széles és színes. Ár, érték arányra érdemes mindenképpen figyelnünk. Mennyit tud a bérprogram, mivel szeretnénk bővíteni, mennyibe kerülnek a modulok ez esetekben, ezt mindenkinek saját döntése és anyagi helyzete dönti el.
Mindenképpen hasznos lehet esetleges akciókat igénybe venni. Lényegesen olcsóbban juthatunk a programhoz, de figyelni kell, mert egy nagyobb 40-50 %-os akció nem biztos, hogy jó ajánlatnak bizonyul.
Vásárolhatunk részletfizetésre is, ez is jó megoldás tud lenni, sőt bérelni is tudunk programot. Ez egy jó döntés lehet, ha pillanatnyilag nem állunk olyan anyagi helyzetben, hogy meg tudjuk vásárolni, vagy „bevezetésképpen” szokni szeretnénk a bérprogram nyújtotta lehetőségeket.
jó döntés a bérprogram bérlése, amennyiben:
nem állunk olyan anyagi helyzetben, hogy megvásároljuk a programot, így nagy valószínűséggel egy jobb bérprogram vásárlását tudjuk a későbbiek során eszközölni, előbb meg szeretnénk győződni mindenképpen a program minőségéről, a bérprogram díját rögtön leírhatjuk költségként.
Mint egyéb programoknál az ügyvitelben, a bérprogramnál is, lényeges a megbízhatóság. Olyan programot használjunk, amely fejlesztői, forgalmazói hátterében a felhasználói visszajelzések, törvényességi megfelelések jók, az ügyfélkör számának alakulását vizsgálva a lemorzsolódás évről-évre mindenképpen 10% alatti.
Összegezve jó bérprogramot választottunk ha:
bérszámfejtési és munkaügyi feladatainknak egyszerűen gyorsan tudjuk eleget tenni, hibátlan, precíz bérszámfejtést tudunk végezni,
adatszolgáltatásokat, bevallásokat határidőre, hibátlanul tudunk elkészíteni, szükség szerint minél több automatizmussal segíti munkánkat,
minél több „személyre szabott” lehetőséggel szolgál, bérfeladásainkat átláthatóan, pontosan, gyorsan végzi el, adja tovább a könyvelésnek, vagy akár a könyvelő programnak. legyen bővíthető, legyen kompatibilis más programokkal, jogszabályi előírásoknak megfeleljen.
A bérügyviteli munka nagy szaktudást igénylő, folyamatos munkavégzés, telis-tele határidőkkel, adatszolgáltatásokkal, ezen munkák pontos, naprakész, jogszabálynak megfelelőségét a megfelelően kiválasztott jó bérprogram használatával tudjuk megfelelően elvégezni már.