A tárgyi eszközök nyilvántartása, „nyomon-követése” fontos teendők egy cég életében.
Mint tudjuk a tárgyi eszközök fogalomkörében azon eszközök (vagyontárgyak) tartoznak, amelyek rendszerint a vállalkozás életében többnyire egy évnél tovább segítik, közvetett illetve közvetlen módon a vállalat gazdasági/üzleti tevékenységét. Jellemző még, hogy értékük az idő múlásával egyre inkább csökken, egy bizonyos idő elteltével értékük meg is szűnhet.
Amennyiben Ön, nagyobb vagy kisebb cégének tárgyi eszközeinek, immateriális javak nyilvántartására keres programot, keressen olyan programot, amely, minél több automatizmussal fogja gyorsítani a könyvelési munkát.
Lényeges szempont, hogy olyan forgalmazó cégtől vásároljon tárgyi eszköznyilvántartó programot, aki garantálni fogja, hogy a szoftver a mindenkori jogszabályi előírásoknak megfelelően dolgozik.
A tárgyi eszköznyilvántartással kapcsolatos teendőket, úgymint átvezetés, értékhelyesbítés, kivezetés, terven felüli értékcsökkenések stb., a program minél egyszerűbben és rugalmasabban, átláthatóbban tudja elvégezni.
Mint tudjuk a flottul üzemelő tárgyi eszközgazdálkodás, precíz listákkal, kimutatásokkal kell, hogy segítse a könyvelés munkáját. Itt fontos megemlíteni, hogy az analitikus tárgyi eszköz adatok automatizált átvétele, valamint könyvelése kiemelkedően lényeges szempont a megfelelő szoftver kiválasztásakor.
Mint, ahogy már többször említettük, a különböző szoftverek/programok kiválasztásánál tekintsük fontosnak, hogy legyen a választandó program, felhasználóbarát. Legyen használata viszonylag egyszerű, pontos analitikus nyilvántartásra, átlátható kimutatások elkészítésére legyen hívatott.
Említenünk kell a tárgyi eszköznyilvántartó program választásánál fontos, hogy legyen az bővíthető. Itt gondolunk arra, amennyiben például több cég tárgyi eszköz analitikáját vezeti, vagy több értékcsökkenési módszert kell alkalmaznia, több kimutatást kell elvégeznie, tudja bővíteni/cserélni a programot nagyobbra, megfelelőre, adatvesztés nélkül. Szerencsére a szoftverforgalmazó cégek természetesen gondolnak erre és ajánlataikban beszámolnak már az elején a további esetleges lehetőségekről. Több forgalmazó cég ajánlata már az elején lehetőséget ad, arra, hogy melyik változatot igényli a felhasználó, lehetőség van egy cégre kérhető változat vagy korlátlan számú cég tárgyi eszközeinek kezelésére alkalmas változat közül választani.
A tárgyi-eszköz program a lehető legprofibb módon kell, hogy támogassa a cég/vállalkozás adminisztratív munkájának hatékonyságát, a visszatérő tételek gyors és hatékony feldolgozásában szintén kiemelkedő kell, hogy legyen. Működnek a programban úgynevezett kényelmi funkciók-, amelyekkel a profi tárgyi programok természetesen rendelkeznek, ezek segítségével, például ismétlődő feladatok gyors feldolgozásához, csupán pár kattintás is elegendő.
A tárgyi eszközökhöz létfontosságú nyilvántartási feladatok, kimutatások, listák készítése párosul. Választásunknál fontos tényező kell, hogy legyen, hogy ezeket precízen, magas-színvonalon végezze el a program. Ahhoz, hogy tudja, hogy milyen állapotban van cége/vállalkozása eszköz parkja, például az aktivált eszközök listája, a tárgyieszköz-tükör, vagy az értékcsökkenési leírás stb., ezek pontos elkészítése elengedhetetlen, kell, hogy a program ezt zseniálisan jól végezze. Eleget tudjon tenni programunk a különböző beszámolási kötelezettségeknek, legyen az a vállalatvezetés felé történő beszámoló, akár valamilyen hatósági követelménynek eleget tevő dolog.
Mindenképpen ajánlott, a vásárlás előtt kipróbálni a tárgyi eszköznyilvántartó program demo változatát, ez kézenfekvő, és erősen ajánlott opció, segít az alaposabb megismerésben. A szoftver-forgalmazó cégek szakemberei személyesen is készséggel állnak rendelkezésre, segítenek meghozni a megfelelő döntést a kiválasztás folyamatában.
Amennyiben kiválasztottuk a számunkra leginkább megfelelő programot, kell tudnunk, hogy a program a mindenkori jogi szabályozásnak megfelelően, naprakészen fog működni. Egy évig teljeskörű terméktámogatás mellett dolgozhatunk a szoftverrel. Az esetlegesen felmerülő technikai és funkcionális problémákra, észrevételekre telefonos ügyfélszolgálat mellett, e-mailes értekezésre is lehetőség van. Több forgalmazó cég, úgynevezett online tudásbázist is működtet, ahol folyamatosan változó szakmai és programhasználati leírásokkal is segítik a felhasználó munkáját.
Összegzésként elmondhatjuk, hogy amennyiben eddig tehernek, nemkívánatosnak érezte a tárgyi eszköznyilvántartást, a megfelelően kiválasztott eszköznyilvántartó program olyan tudást és támogatást fog adni Önnek, amellyel rendkívül hatékony és pontos lesz a munkája.