Minden vállalkozás életében eljön az idő, amikor már nem elég csak papíron vezetni a bejövő és kimenő számlákat, nincs elég idő megírni a kézi bizonylatokat követhetetlenné válnak a céghez befutó és kimenő megrendelések. A megnövekedett adminisztráció miatt nem jut elég idő a saját cégünk vezetésére és irányítására, rosszabb esetben a késve kiállított bizonylatok miatt megromlik a pénzügyi helyzetünk. Erre az egyik legkézenfekvőbb megoldás egy ügyviteli szoftver megvásárlása és bevezetése. Sok esetben már az is nagy  feladat, hogy felismerjük egy ilyen szoftver szükségességét. De sajnos a felismerés még kevés, egy ügyviteli szoftver áldás és bosszúság is lehet. 

Hogyan ismerjük fel, hogy melyik szoftvert válasszuk a sok közül? Mit tegyünk annak érdekében, hogy a számunkra legideálisabb programot válasszuk, és ne legyen nehéz a szoftver bevezetése? Mire kell figyelni a szoftver bevezetésekor és üzemeltetése közben? Ezekre a problémákra nyújt választ ez az általános ismertetőanyagunk egy gyakorló vállalkozó és szoftver-fejlesztő szemén keresztül. Kérjük, olvassa el figyelmesen! 

Rövid kivonat  

1. Ismerjük fel, hogy a cégünk túlnőtte magát, és szükség van ügyviteli szoftverre, majd kezdjük meg a megfelelő szoftver keresését! 

2. Ne sajnáljuk az időt arra, hogy megismerjük a szoftver választékot és több lépcsőn keresztül teszteljük a szoftvereket, így szűkítve a lehetséges befutókat! 

3. Ne felejtsük el szem előtt tartani a főbb keresési szempontokat:  

a. Célközönség (Kiknek készült a szoftver, illeszkedjen a profilunkba) 

b. Funkcionalitás (Figyeljünk a számunkra fontos funkciókra és azok közti átjárhatóságra, gondoljunk a jövőbeni fejlődésre, ne kelljen idő előtt új szoftver után nézni.) 

c. Kezelhetőség (Egyszerűen kezelhető legyen, könnyen el lehessen sajátítani a kezelését) 

d. Ár (Döntésünkben ne legyen első helyen a szoftver ára! Figyeljünk a rejtett költségekre, ha van lehetőség rá, akkor válassza a bérleti konstrukciót, fokozottan figyelve a kínált szolgáltatásokra!) 

e. Kinézet (Olyan szoftvert válasszunk, aminek az ablakai átláthatók és esztétikusak, hiszen sok időt fogunk eltölteni előtte) 

f. Továbbfejlesztési lehetőségek (Mielőtt választanánk, vizsgáljuk meg, hogy a szoftverfejlesztő cég milyen továbbfejlesztési lehetőségeket ad, van-e ingyenes szoftverfrissítés és jogkövetés!) g. Hardveres igények (Érdeklődjünk a fejlesztőktől vagy szakemberektől, hogy milyen hardverek és szoftverek kellenek a szoftver üzemeltetéséhez) 

h. Szoftverkövetés, garanciák (Ne hagyjuk figyelmen kívül a hibajavítási garanciákat és a szoftverkövetéseket. Milyen áron, milyen gyakran frissítenek? Nincs hibátlan szoftver és ne dőljünk be a fejlesztők által hangoztatott „Ez a szoftver a legjobb és nincs benne hiba és Önnek ez tökéletesen megfelel.” állításnak. ) 

i. Biztonság (Törekedjünk arra, hogy a szoftverben legyen jogosultsági rendszer és adatnaplózás, evvel is gátolva az illetéktelen behatolásokat és információszerzést.)  

4. Nem spóroljunk a hardveren és az  operációs rendszer védelmén! (Ha lehetséges, vegyünk új, korszerű számítógépeket, és legális vírusirtókat és használjunk korszerű védelmi eljárásokat.) 

5. Ne sajnáljuk a bevezetésre az időt és az energiát, mert evvel pénzt spórolhatunk! Vonjuk be az alkalmazottakat a keresésbe és ne sajnáljuk az oktatásukra az időt és energiát! 

6. Legyünk tisztába azzal, hogy ha egyedi fejlesztést kérünk a fejlesztő cégtől, akkor jóval nagyobb költséggel kell  számolnunk. 

Teremtsünk pontos, ellenőrizhető feltételeket, használjunk hibanaplót és tartsuk magunkat a fejlesztőkkel fenntartott szigorú, korrekt információ áramláshoz. Legyen egyértelmű, pontos szerződésünk, mely tartalmazza a két fél részéről a garanciákat és a betartható határidőket. Ne siettessük a fejlesztési folyamatokat, mert az plusz költséggel járhat. Mérje fel, hogy mire van szüksége a cégének, gondolja át a cégen belüli munkafolyamatokat és a cég felépítését!  

Felmerülhet Önben a kérdés, hogy miért kell átgondolni a cégen belüli munkafolyamatokat, amikor Önnek csak  egy szoftver kell, amivel gyorsan és hatékonyan meg tudja oldani a számlázást, készletkezelést, vevői megrendelések követését. Több tucat ilyen szoftver van a piacon. Csak ki kell választani a legjobban tetszőt és már meg is oldódott a problémája. Ha kis vállalkozásról van szó, akkor az esetek nagy részében ez az út járható.

Viszont ha bonyolultabb a vállalkozás struktúrája vagy speciális tevékenységeket folytat, akkor a legnagyobb tévedések forrása, ha a munkafolyamatok átvizsgálására nem helyez megfelelő hangsúlyt, rengeteg bosszúságába és pénzébe kerülhet.  Kétféle vállalkozói típus jellemző ma Magyarországon: aki nem hagy időt a cégében folyó munkafolyamatok optimalizációjára  és meggondolatlanul bevezeti az első szoftvert, amit látott az ismerősénél vagy az interneten.

A másik, aki a cégében folyó munkafolyamatokra százszázalékosan megfelelő szoftvert keres a piacon a tökéletességre törekedve. A tapasztalataink szerint a végletek ritkán vezetnek eredményre. Ahhoz, hogy a lehető leghatékonyabban és a lehető legjobb választást hozzuk meg, mindenképpen szükség van arra, hogy a cégen belüli munkafolyamatokkal a vezetőnek (a döntéshozóknak) tökéletesen tisztában kell lennie.  A munkafolyamatok és a cég felépítésének vizsgálata és értékelése a választandó szoftver függvényében:  A vállalkozók és a cégvezetők egy számlázó készletnyilvántartó szoftver vagy egy ügyviteli rendszer kiválasztásakor három alapvető problémába ütköznek a munkafolyamataik vizsgálata után.  

1. A piacon található általános szoftverek szinte minden tekintetben megfelelnek a cég elvárásainak. Ebben az esetben csak apró problémák merülnek fel. A sok szoftver közül hogyan válasszuk ki az ár-teljesítmény arányában legjobbat és mennyi időt szánjunk a bevezetésre? 

2. A piacon található általános szoftverek majdnem megfelelnek az igényeinknek. Ebben az esetben a dilemma abból adódik, hogy a vállalkozás felépítését és munkafolyamatait igazítjuk a kiválasztott szoftverhez, vagy felvesszük a készítőkkel a kapcsolatot és megpróbáljuk egyedi áron kialkudni a számunkra szükséges változtatásokat a szoftverben. 

3. A cégünk munkafolyamatai és felépítése bonyolult és nem találunk az általános szoftverek, rendszerek között olyan változatot, ami megfelelne számunkra. 

Ilyenkor a legnagyobb probléma, hogy megtaláljuk azt a szoftverfejlesztő céget, vállalkozót, aki egyedi szoftvert készít számunkra a mi igényeink alapján. Ez a választás jár a legtöbb időbeli és anyagi ráfordítással. Nem csak a fejlesztő részéről, hanem a vállalkozás szakembereit is leköti bizonyos  fokig. Hiszen a kulcsfontosságú folyamatokat ismerő vállalati szakembereknek szorosan együtt kell működniük a fejlesztővel már a szoftver tervezési fázisában is, nem beszélve a végső tesztelésről.  

A fent említett problémák mindegyikére megvan a megoldás, de itt kell a vezetőknek megfelelően figyelni a részletekre, ugyanis a választás nagyban befolyásolhatja, hogy ki tudják-e használni az új szoftver (rendszer) adta előnyöket és a jó választással több pénzt is meg lehet spórolni.  Mind a három megoldásnak vannak előnyei és hátrányai, ezt a következő pontban részletesen fogjuk tárgyalni. Sok cégvezető csak kiadja a feladatot az alkalmazottnak, hogy kell egy számlázó készletnyilvántartó szoftver, vegyük meg a legjobbat, és úgy gondolja, hogy evvel le is zárta a problémát.

Ebben az esetben úgy járhat, mint az a cég, amelyikben a főnök felismerte, hogy le kell cserélni a régi számlázó szoftvert, mert már nem tudják a készleteket a táblázatkezelő szoftverben nyomon követni. Mivel a könyvelő szoftver karbantartását egy helyi programozó végezte, megkérték,  hogy fejlesszen ki nekik egy számlázó készletkezelő szoftvert. Nem volt pontos elképzelés, hogy mit is kéne csinálnia a programozónak, ezért a munka nem akart elkészülni időben. A főnök elvesztette a türelmét, utasította az agilis fiatal friss diplomás irodavezetőt, hogy keressen egy másik fejlesztőt, aki majd megoldja a gondjukat. A megbízott alkalmazott az addigi tapasztalatai szerint el kezdett nézelődni az interneten, kérdezősködni az ismerősöknél és talált egy új programozót. De elkövette azt a hibát, hogy nem vette figyelembe, hogy a cég az elmúlt két évben dinamikusan fejlődött, egyre nagyobb lett a forgalma és egyre több telephelyet hozott létre és egyre több irodista munkatárssal kezdett el dolgozni. Nem hívta segítségül a régebbi dolgozókat, telepvezetőket hogy közösen kitalálják és pontosítsák a munkafolyamatokat. Helyette egy kapkodva, nem átgondolt munkafolyamatokra épülő igénylista alapján kellett a programozónak befejezni a szoftverfejlesztést, a főnök által megállapított határidőre.

A programozó hiába említette több soron is, hogy nem tökéletesek a folyamatok és nincs felkészülve intellektuálisan a cég egy ilyen rendszer bevezetésére, nem hallgattak rá. Bevezetés után a szoftver a nem átgondolt valós munkafolyamatok alapján csak nagy vonalakban volt használható. A szoftver hiába működött hibátlanul, a munkafolyamatok hiányosságai, a felhasználók hozzá nem értése és a rossz kezekben lévő szervezői munka miatt a teljes projekt kudarcra volt ítélve. A főnök szidta az irodavezetőt, az irodavezető a programozót. A programozó a nem megfelelő körülményeket nem tudta megértetni a megbízóival, ezért a fejlesztés leállt. A cég nem fizette ki teljesen a szoftver árát és nem kapott egy számára minden tekintetben megfelelő szoftvert. Nem beszélve a  feleslegesen beleáldozott plusz munkaórákról és a kidobott pénzről. A programozó nem tudta tökéletesíteni a szoftvert, mert nem voltak jól átgondolva a folyamatok cégen belül. Ebben az esetben mind a két fél kárt szenvedett. Ha a főnök már az első megrendeléskor átgondolta, vagy támaszkodott volna a fontosabb beosztású alkalmazottaira, hogy segítsenek neki abban, hogy pontosan milyen folyamatok zajlanak a cégen belül és a közeljövőben milyen folyamatokat kell majd beépíteni a bővítés során, akkor már az első programozóval is sikerült volna egy használható jó szoftvert készíteni, negyed annyi pénzért és fele annyi idő alatt.  

Van olyan vezető típus, aki tökéletesen tisztában van a cégében zajló munkafolyamatokkal, és olyan rendszert  keres a piacon, ami teljes egészében megfelel számukra, ugyanakkor olcsó és gyorsan bevezethető. Az ilyen vezető átesik a ló másik oldalára. Ugyanis azt kockáztatja, hogy nem talál időben megfelelő szoftvert és emiatt késve lesz bevezetve  a rendszer és kára származik. Esetleg teljesen egyedi szoftvert kell készíteni az általános szoftverekhez képest sokkal magasabb áron. Tisztában kell lenni azzal, hogy még a nagy ügyviteli rendszereket is olyan emberek készítik, akik nem a cégnél dolgoznak, így nincs rálátásuk a belső folyamatokra, tehát mindenképpen testre kell szabni az adott cégnek. Ez pedig azt jelenti, hogy jóval több időt, energiát és pénzt kell befektetni, és még ezek után is előfordulhat, hogy a rendszer esetleg számukra átláthatatlanabb és nehezebben használható lesz.   Ha vezetőként tudjuk, hogy az alkalmazottak milyen módon dolgoznak a cégnél,  milyen üzleti folyamatok zajlanak, és  meg tudjuk határozni, hogy mik azok a követelmények, amik elengedhetetlenek a szoftvernél, akkor könnyebb kompromisszumos megoldást találni a már teljesen kész, piacon kapható szoftverek közül és hamarabb lehet bevezetni az új szoftvert.  

Tájékozódjon a piacon és ismerje meg a korlátait és lehetőségeit: 

A jó döntéshez határoljuk be azt, hogy mit szeretnénk elérni az új programmal.  A cégben zajló munkafolyamatok elemzése után sokkal egyszerűbb lesz behatárolni a célokat. Ha nekünk elég, ha csak egyszerűen géppel szeretnénk számlát írni és csak a bizonylatadást szeretnénk felgyorsítani, akkor ne vegyünk egy komplett kereskedelmi rendszert és ne öljünk a kelleténél több időt a szoftverek keresésébe, tesztelésébe, mert ez a folyamat is időbe és a kelleténél nagyobb volumenű szoftver egy vagyonba kerül. Keressünk egy számunkra szimpatikus szoftvert, amit lehetőség szerint folyamatosan támogatnak a fejlesztők.  Ha úgy gondoljuk, hogy nekünk ennél azért jóval többre lenne szükség, szeretnénk a bejövő és kimenő bizonylatainkat azonnal átlátni, azokra pénzügyi teljesüléseket rögzíteni, esetleg a vevői és a saját megrendeléseinket is követni, szeretnénk látni a raktárkészlet értékeit és különböző áruanalitikákat, akkor az igényeink összetettsége miatt, sokkal jobban meg kell ismerni a  piacon található szoftvereket.

Ebben az esetben ne sajnáljuk a fáradságot arra, hogy megnézzük a piaci kínálatot, és minden esetben próbáljuk is ki a lehető legtöbb szoftvert. Kérjük ki azoknak az ismerőseinknek a véleményét, akik már használnak ilyen programot, ha lehet mutassák be azt nekünk működés közben. Hallgassuk meg a bevezetési tapasztalatokat, tanuljunk az ismerőseink hibáiból!   Mérje fel, hogy a kiválasztott szoftver bevezetéshez milyen technikai háttér szükséges! A szoftverek nagy része a mai középkategóriás számítógép konfigurációkon tökéletesen elfut, ugyanakkor előfordul, hogy ha nem mérjük fel a cég technikai hátterét, akkor kínos meglepetésekben lehet részünk. A régi számítógépünk, amin egy régi DOS-os szoftver jól működött, azon bizony nem biztos, hogy jól fog működni az új szoftver. Ha egyszerre többen is szeretnének dolgozni az új szoftverrel, akkor nem csak jó számítógépeket kell venni, hanem ki kell alakítani a cégnél egy korszerű helyi hálózatot is.

Ha sikerült kiválasztani a szoftvert, ne legyünk restek a készítőket megkérdezni a minimális és  maximális hardver és rendszer igényről, az esetleges hardver hibákból történő adatvesztések és adatbázis sérülések kivédésének lehetőségeiről. Amennyiben a fejlesztők azt javasolják, hogy cseréljenek számítógépet vagy építsenek ki egy jól működő belső hálózatot, ne sajnálják a fejlesztésre szánt összegeket. A fejlesztőknek nincs érdekében, hogy felesleges hardverköltségekbe verjék a leendő partnereiket, hiszen minél stabilabb hardver és szoftver környezetben működik az általuk készített számlázó szoftver, ügyviteli rendszer, annál kevesebb külső hibaforrás lehetséges, könnyebb karbantartani. Figyelem: Soha ne feledjük el, hogy a számítógépen használt számlázó szoftver, ügyviteli rendszer, csak egy program a sok közül. A jó működéshez elengedhetetlen egy stabil hardver és egy  stabil operációs rendszer. Hálózatos működés esetén ez hatványozottan érvényes!  

Ha ezekre, a dolgokra nem figyelünk eléggé, és nem hallgatunk a szakemberekre, akkor bizony rendkívül sok problémánk lesz az új szoftverrel. Ugyanakkor legyünk ilyen esetben önkritikusak, és ha nincs meg az anyagi háttér egy komplex számítógépes hálózat és jó minőségű stabil számítógépek beszerzésére, és ennek ellenére mégis bevezettük a  szoftvert, akkor igyekezzünk megteremteni az ideális körülményeket. Különben úgy járhatunk, mint az a vállalkozó, aki megvásárolt egy számlázó készletnyilvántartó programot  és nem vette figyelembe a szoftvercég szakemberének véleményét. Tetszett neki  a szoftver és számára minden igényt kielégített, de úgy gondolta, hogy  ő bizony nem fog ezért új számítógépet venni, mert ezelőtt 3 évvel több, mint 300 000 Ft-ért vásárolta a gépet és az új szoftver bemutató verziója is tökéletesen működött rajta. „Jó lesz ez így, nincs pénzünk felesleges kiadásokra” mondta. A szakember hiába tanácsolta neki, hogy nem ártana egy új számítógépet beszerezni, mert a régi számítógép bármikor meghibásodhat és nagyobb adatbázis méretnél már lelassulhat a program, nem hallgatott rá. A bevezetés után 3 hónappal számlarögzítés közben megállt a számítógép és nem indult újra többet.

Egy hardveres szakember megállapította, hogy tönkre ment a számítógép merevlemezes egysége és vele együtt megsemmisült a számlázó szoftver adatbázisa is. Nem volt más lehetősége a vállalkozónak, mégis csak be kellett ruházni és ekkor már nem a régi gépet javíttatta meg, hanem vásárolt egy új számítógépet. A különbség csak az, hogy így a számítógép árán kívül újra fel kellett építeni a számlázó szoftver adatbázisát és ezzel több, mint 1 hónap plusz munkát is magára kellett vállalni az összes költségével együtt.   

Milyen szempontok alapján válasszon szoftvert?  

 A szoftver beszerzés első nagy dilemmája a vállalkozók igényeinek legjobban megfelelő szoftver vagy szoftveres megoldás megtalálása. Mivel a vállalkozók elsősorban az igényeiket tartják szem előtt, ezért sok esetben nem találnak megfelelő megoldást a problémákra,  vagy éppen a drágább megoldást választják. Ebben a pontban megpróbálunk segíteni, hogy milyen szempontok alapján válasszanak szoftvert (ügyviteli rendszert). 

 - Célközönség: 

 Az első pontban már beszéltünk a cégünkben zajló munkafolyamatokról, amely kiindulópontja a vezetőnek az ideális szoftver kiválasztásnál. Nem mindegy ugyanis, hogy a cégünk tevékenységi köre szerint keresünk szoftvert vagy a cégünkben zajló munkafolyamatokat igazítjuk a szoftverhez. Érdemes megnézni és megvizsgálni a piacon kapható számlázó és készletnyilvántartó programokat, ügyviteli rendszereket abból a szemszögből, hogy kik használják, milyen tevékenységű cégek számára fejlesztették ki. Ha sikeresen le tudjuk szűkíteni a szoftverek listáját, sokkal könnyebb megtalálni az ideális szoftvert.  

 - Funkcionalitás: 

 Rendívül kicsi a piac és nagyon sok az ügyviteli szoftver. Ezek között Megtalálhatók az egészen egyszerű szoftverek és a legbonyolultabb vállalatirányítási rendszerek is. A jó szoftver kiválasztásához elengedhetetlen és kellő hangsúlyt kell fektetni arra, hogy meghatározzuk a cégünkben zajló munkafolyamatokat. Hiszen nem mindegy, hogy a leendő szoftver milyen modulokkal, funkciókkal rendelkezik. Fokozottan kell figyelni a megvásárolható modulok  közötti átjárhatóságra. Többnyire minden szoftverfejlesztő cég betesztelt szoftvert ajánl az ügyfeleinek, de elképzelhető, hogy új modul esetén nem tökéletesen működnek a lekérdezések vagy esetleg másik, eddig jól működő modul is rossz eredményeket vagy hibákat produkál.

- Kezelhetőség: 

Az ügyviteli szoftverek egyik sarkalatos pontja, a kezelhetőség. Az egyértelmű következetes adatrögzítés, adat keresés, lekérdezések kezelése rendkívül megkönnyítheti és leegyszerűsítheti az alkalmazottaink napi adminisztrációs feladatait. Egy rosszul kezelhető szoftver nagyon megnehezítheti a cégben zajló munkafolyamatokat, a kezelhetetlen szoftver sok emberi hibát szül, és  ez gátolhatja a gördülékeny munkát, alááshatja a cégen belüli emberi kapcsolatokat, összhangot. Az új szoftver bemutató változatának áttanulmányozásakor fokozottan figyeljünk arra, hogy számunkra kezelhető-e a szoftver, könnyen érthetőek-e a szoftverben zajló folyamatok. A kezelhetőséghez tartozik, hogy a szoftverben használt funkciók ablakai átláthatóak legyenek azonnal, ezzel is egyszerűsítve az új munkatársak betanítását és a napi munkát. Figyeljünk arra, hogy a választásba vonjuk be az alkalmazottakat is, mert több szem, többet lát. 

- Ár: 

 Nagyon sok esetben az, hogy egy cég melyik szoftvert választja az ár a döntő tényező. Nem ritka az a hozzáállás a vezetők részéről, hogy csak felesleges kiadás egy ügyviteli szoftver vásárlása és bevezetése. Ez az egyik legnagyobb tévedés, ugyanis ha sikerül megtalálnunk a számunkra ideális szoftvert, az sok tekintetben a cégünk egyik legjobb beruházása lehet. Természetesen nem mindegy, hogy egy általános szoftvert veszünk, ami megfelel nekünk vagy az általános szoftvert ráigazíttatjuk, testreszabjuk a cégünkre, vagy egy teljesen egyedi megoldást fejlesztetünk ki. Sok szoftverfejlesztő cég ajánl bérleti megoldásokat a rendszerükre, ha nem akarunk sokat rákölteni egyszerre a szoftverre, akkor nyugodt szívvel válasszuk ezt a megoldást. Természetesen vigyázva a bérleti szerződésben rögzített feltételekre és figyelembe véve a bérleti díj mértékét és a használandó időben a végösszeg arányát, nehogy jóval többet fizessünk a szoftverért 2 év után, mint ha azonnal megvettük volna.  

- Kinézet: 

Ez a szempont sok esetben ellentmondásos az eddigi szempontokkal. Ugyanis egy szoftver kinézete nagyon szubjektív tud lenni, hiszen van akinek nagyon tetszik van akinek egyáltalán nem. De ne felejtsük el, hogy az, aki használja a szoftvert az nagyon sok időt fog eltölteni vele, tehát ha nem tetszik, vagy nem jól átláthatók az ablakok a rendszerben, akkor az egy idő után zavaró és kényelmetlen lehet. 

 - Továbbfejlesztési lehetőségek: 

 Az egyik legkomolyabb dilemma egy szoftver vagy ügyviteli rendszer vásárlásakor, hogy lehet-e továbbfejleszteni, esetleg menet közben lehet-e 

testreszabni a szoftvert. Természetesen ez is az igényeink szerint változhat. Ha mi megelégszünk az alsó árkategóriás szoftverekkel, aminek készítői minimális fejlesztési lehetőségeket ajánlanak, akkor ne csodálkozzunk azon, hogy ha a cégünk túlnövi a szoftvert 1-2 éven belül és újra egy 

nagyobb szoftver bevezetésének procedúráját kell végig szenvednünk. Azt se felejtsük el, hogy ha egy nagyobb szoftvert vásárolunk egy nagy múltú cégtől, akkor valószínűleg minden nagyobb problémára lesz megoldás, de 

egy új egyedi fejlesztést, számunkra fontos új modul létrehozását nem biztos, hogy a nagy fejlesztő cég kedvezményes áron fogja nekünk elkészíteni. 

 - Hardveres igények: 

 Minden szoftverfejlesztő cég megadja a szoftvereinek és rendszereinek minimális és ajánlott hardver követelményeinek adatait. Célszerű betartani az ott leírtakat, mert a fejlesztőknek nagyobb tapasztalata és ismerete van ebben. Ha nem értünk hozzá és nem tudjuk felmérni a cégünk hardver erőforrásait, akkor keressünk meg  egy informatikust, aki erről bővebb felvilágosítást tud adni. Ezáltal elkerülhetjük, hogy előkészítetlenül vezessünk be egy szoftvert.  

 - Szoftverkövetés, garanciák: 

Egy jó szoftver is lehet rossz választás, ha a fejlesztőktől nem kapunk egyértelmű információt a szoftverkövetés időtartamáról és nem adnak segítséget az esetleg felmerülő hibák esetén. Ugyanakkor egy egyszerűbb, „rossz” szoftver is lehet jó választás abban az esetben, ha számunkra megfelelő garanciákat kaptunk a szoftverkövetésről és az esetlegesen felmerülő hibák megoldására. Célszerű utánaérdeklődni a kiválasztott és nekünk tetsző szoftver fejlesztői háza táján. Kérjünk referenciákat a fejlesztőktől, hol használják a szoftverüket. Érdeklődjük azoknál a cégeknél, akiket a fejlesztők megadnak, vagy esetlegesen a referencia listáról válasszunk ki egy-két céget,  hogy mi történik, ha a cégüknél a szoftverrel hiba történt. Milyen a fejlesztők hozzáállása az esetleges hibák elhárításához, mennyi idő alatt javították ki a hibát? Nézzük meg, hogy mennyi ideje foglalkoznak a fejlesztők fejlesztéssel, biztos-e az anyagi hátterük. Van-e állandó segítség vonaluk, ahol el lehet őket érni probléma esetén? Milyen gyakoriak a frissítések? 

 - Biztonság: 

 Sok cégvezető nem is tartja fontosnak, hogy egy szoftver vagy egy rendszer mennyire biztonságos. Ha egy cég teljesen átáll a szoftveres bizonylatolásra és ügyvitelszervezésre, akkor az eddiginél jobban koncentrálja az üzleti titkait. Evvel egyszerűbbé téve sok esetben az üzleti titkok (Beszerzési források, árrés százalékok, partnereinek listája, forgalmi adatok, szerződések, stb.) idegeneknek történő átadását. Egy új számlázó szoftver vagy ügyviteli rendszer bevezetésekor fokozottan ügyeljünk arra, hogy nyomon lehessen követni a stratégiailag fontos adatok kezelését.  

Melyik felhasználó, mikor, mit nyomtatott, exportált ki a rendszerből? 

 A mai világban fontos, hogy még a legegyszerűbb számlázó szoftver is rendelkezzen valamilyen szintű jogosultsági rendszerrel. Ezzel persze nem túlmisztifikálva egy szoftver védelmét. Egy komoly külső támadás vagy egy belülről kezdeményezett akció ellen nehéz védeni az adatbázisában tárolt információkat.  A kiválasztott szoftver használata és üzemeltetése Mire kell figyelni abban az esetben, ha kiválasztottuk a számunkra legmegfelelőbb szoftvert, és el kezdenénk használni? Minden adatbázis kezelő szoftver bevezetésekor a következő problémákkal fog szembesülni az új cég: 

- alap törzsadatok felrögzítése (ha nem volt még ügyviteli szoftvere)  
- alap törzsadatok átkonvertálása (ha egy régi szoftvert cserél újra) 
- alkalmazottak oktatása, az új rendszer kezelésének megtanulása 
- specifikáció készítése, az esetleges szoftveres változtatások végrehajtása végett és hatékony kommunikáció a fejlesztő céggel  
- a szoftver kisebb testreszabása a cég munkafolyamataihoz (ha a szoftver szinte változtatás nélkül adoptálható a cégre vagy fordítva) 
- a szoftver teljes testreszabása (ha a szoftvert adoptálják a cégfolyamatokra) 
- a testreszabott változtatások tesztelése 

Alap törzsadatok felrögzítése és konvertálása: 

Minden adatbázis kezelő szoftver egyszerű használatának kulcsa az alap törzsadatok jó felépítése, az új adatok előre megadott, átlátható sablonok alapján történő felvétele. Ahhoz, hogy gyorsan, egyszerűen lehessen keresni valamilyen adatot, elengedhetetlenül fontos, hogy már a kezdetektől, tehát az adatbázis feltöltése előtt, egy jól rendszerezett árucikk és szolgáltatástörzzsel rendelkezzen a cég, ami logikusan egyértelműen van felépítve többszintű csoportosításokkal.  

Feltehetjük a kérdést, hogy miért fontos  rendezetten, jól átláthatóan rögzíteni az adatbázis törzsadatait? Erre a választ a következő példával tudjuk megadni: Adva van két megnevezés és két árucikk, az első áru neve Balaton ostyaszelet 200g étcsokoládés a másodiké Balaton étcsokoládés nápolyi szelet 200g. Amikor a kiadásnál kézzel kell rögzíteni a számla tételeket, akkor a felhasználónak mind a két elnevezés egy terméket jelent, ugyanakkor az adatbázisban  ezek külön árukat jelentenek. Tehát ilyen árucikk elnevezés nem a gyors átlátható használatot segíti és az adatbázisban tárolt készlet előbb utóbb el fog térni valamelyik áru irányába, hiába ugyanaz a termék fizikailag.   Nem csak akkor kell fokozottan figyelni az új szoftver bevezetésénél, ha ez az első ilyen szoftver a cégben, hanem akkor is, amikor egy régi szoftvert cserélünk újra.  

Ilyenkor sok esetben kérhetjük a szoftveres céget, hogy  a régi rendszerben tárolt alap adatokat konvertálják át az új szoftver adatbázisába. Mielőtt az adatkonvertálás mellett döntenénk, el kell gondolkozni azon, hogy mit is nyerhetünk ezzel a művelettel. Ha a régi adatbázis alapadatai  jól fel vannak építve, akkor gyakorlatilag megspórolhatjuk a kézi adatrögzítés munkaidejét és a kollégák új alapadat elnevezéseinek megtanulásához szükséges időt. Ha viszont a régi szoftver adatbázisában a törzsadatok között nincs  rend, akkor az adatbázis konvertálással többet ártunk magunknak, mint amennyit segíthetnénk. Az új szoftver megörökli a régi szoftver hibás, nem jól átgondolt  alapadatait és így ugyanazokkal a hibákkal fogunk küzdeni az új rendszerben is, mint a régiben.  Alkalmazottak oktatása az új rendszer kezelésének megtanulása  Egy teljesen új szoftver bevezetésekor az egyik legnagyobb, sokak számára csak mondvacsinált hátráltató tényező, hogy a felhasználók idegenkednek az új dolgok megtanulásától. Nem elhanyagolható, hogy az új szoftver használatát mennyi idő alatt tudják elsajátítani az alkalmazottak vagy akár mi magunk is. A szoftverfejlesztők ehhez több segítséget is adnak, amit célszerű igénybe venni, mielőtt megkezdenénk a tényleges munkát az új rendszerrel. Minden szoftvercég készít a termékeiről demó változatot, amivel a felhasználó ki tudja próbálni a szoftvert, el tudja sajátítani a kezelését. Minden szoftverhez jár felhasználói kézikönyv papír vagy elektronikus  formában, célszerű elolvasni és áttanulmányozni. Sok szoftverfejlesztő cég tart bemutatókat, sőt felárért akár a helyszínen is tart oktatást. Akad olyan fejlesztő is, aki komplett videó oktató anyaggal is rendelkezik a rendszeréről. A gördülékeny bevezetéshez használjuk ki az új rendszer megismerését segítő lehetőségeket. 

 Sok felhasználó a szoftverek tudásának töredékét használja ki, mert nem ismeri a szoftver felépítését és működési elvét és elhanyagolta a szoftver funkcióinak megtanulását.  Specifikáció készítése a számunkra szükséges változtatásokhoz vagy új modulok beépítéséhez és ezek tesztelése 

 Ha úgy döntöttünk, hogy az új szoftverbe számunkra nélkülözhetetlen változtatások szükségesek vagy esetleg új, még nem létező modult akarunk beépíttetni a fejlesztőkkel, akkor elengedhetetlen a pontos terv szerinti megvalósítás, mind az igénylő cégnél, mind pedig a fejlesztőknél. Ahhoz, hogy ezeknek a feltételeknek maradéktalanul megfeleljünk pontos, minden részletre kiterjedő leírással (specifikációval) kell rendelkezzünk. Nem szabad elfelejteni, hogy a szoftverfejlesztők nincsenek tisztában a cégünknél zajló munkafolyamatokkal és nem találhatják ki helyettünk, hogy mit is akarunk megvalósítani (ez még akkor is igaz, ha egy nagy múlttal rendelkező fejlesztőcéggel állunk kapcsolatban).   Azon túl, hogy a kért változtatásokhoz pontos, érthető specifikációt készítünk, és azt a fejlesztők maradéktalanul meg is valósítják, akad még egy igen komoly probléma. Ez pedig nem más, mint az új modul vagy változtatások betesztelése. Mit is jelent a szoftver tesztelése? A szoftver tesztelése az újonnan beépített módosításokba, modulokba beépített funkciók kipróbálása és az előforduló hibák és felmerülő problémák felszínre hozása és a javítások ellenőrzése addig, amíg minden funkció tökéletesen működik és az összes hiba ki nem lesz javítva.   Ahhoz, hogy a tesztelés során gördülékenyen tudjunk együttdolgozni a fejlesztőkkel elengedhetetlenül fontos, hogy a felmerülő hibákról, problémákról pontos hibajelentést írjunk a fejlesztőknek. Ebben a hiba listában le kell írni, hogy az adott probléma, hiba mikor jelentkezik, hogyan hoztuk elő és esetleg milyen hibaüzenetet adott a szoftver. A hibakereséskor ne  elégedjünk meg azzal, hogy egyszer előjött, mert ha nem tudjuk újra előhozni, akkor a fejlesztők nem, vagy csak később, az éles üzem során tudják kijavítani azt. A tesztelés során a legnagyobb hangsúlyt először a fő folyamatokra és lekérdezésekre kell helyezni, mert ezek érintik legjobban a szoftver alapszerkezetét. 

Figyelem: Minden egyedi fejlesztésnél figyeljünk arra, hogy minden munkafázisnak meg legyen a felelőse mind a cégünknél, mind pedig a fejlesztőknél! A két cég között gördülékeny legyen a kommunikáció,  a problémákról, hibákról és azok javításáról vezessünk munkanaplót elkerülve evvel a későbbi vitás eseteket! A táblázatban minimális összehasonlítást láthat 5 szoftverről (az első 3 oszlopban középkategóriás a 4-ikben egy alsó kategóriás az 5-ikben pedig egy felső kategóriás rendszer látható)