Hamarosan szembesülnük kell azzal a ténnyel, hogy a kézi adatrögzítés ideje leáldozóban van. Ahogy a mindennapjainkban is érezni lehet, óriási megfelelési feladat hárul a XXI. század gazdasági egységeire, cégekre, vállalkozásokra. A különböző adatok begyűjtése, maga a számlafeldolgozás folyamata, továbbküldése, tárolása, illetve a papíralapú dokumentumok kezelése lassú, mindenképpen időrabló munka, annak ellenére is az lehet, ha számlázó programmal dolgozunk. Kirobbanó sikereket érhetünk el, értékes időt nyerhetünk, amennyiben az úgynevezett felhő alapú dokumentumkezelési szolgáltatás adta lehetőséget választjuk munkák hatékonyabbá tételéhez.
A hiteles elektronikus konvertálás folyamatában olyan elektronikus másolatot hozunk létre, amelyek eredetisége, hitelessége, olvashatósága sérthetetlen, ezt a digitális aláírás/időbélyegző alkalmazása is garantálja. Ezekre rendszerint további, „időkímélő” opciók csatlakoztathatóak. Kirobbanó sikereket érhetünk el, ha a szolgáltatást az ORC (szövegfelismerés) szoftverével bővítjük. Az ORC, vagyis az Optikai Szövegfelismerés lényege, például, hogy a beszkennelt számla adatait felismeri, beteszi egy elektronikus adatbázisba, innen be tudja importálni adott esetben egy számlázó/könyvelő programba felhőn keresztül, ebben az esetben nincs szükség illetve minimálisra csökken a kézi adatbevitel a továbbiakban. Hatalmas előny ez, értékes időt jelent. És az idő pénz!
Ha Ön könyvelőként dolgozik az ORC lehetőségét is kihasználva elérhetjük, hogy számlafeldolgozás világa egyre kevesebb időt vegyen el tőlünk. Az optikai számla-karakterfelismerő funkciója révén az adatrögzítési munkánk, gyorsabbá, pontosabbá válik. Nem kell adathalmazokat/irathalmazokat tárolnia, minden számlának csak az elektronikus másolata kerül a kezébe. Továbbá különböző ellenőrzések/visszakeresések esetén nem kell kutatnia a lekönyvelt számlái után, egy gombnyomásra rendelkezésére állnak, természetesen naprakészen. Nagy előny még, hogy megszűnik a duplikáltan kapott pl. számlák/bizonylatok száma.
Amennyiben Ön könyvelő, vállalkozó, cégtulajdonos mindenképp érdemes elgondolkoznia a felhő alapú dokumentumkezelés elvén, akár cégen belül, akár külső partnereire gondolva. A felhő-alapú dokumentumkezelés, amennyiben azt ORC kiegészítő szoftverrel bővítve alkalmazunk, biztosítani tudják Önnek a manuális adatrögzítés minimálisra csökkenését, az optikai-karakterfelismerés adta előnyöket, amelyek a számla adatait (például, számla kelte, szállító neve, címe, áfa-összege stb.) már feldolgozó adatként adja elénk, a korábban már használt számlatartalmakat megjegyezni is képes. A karakterfelismerő további funkciói például képes az adószám alapján ellenőrizni többek között a szállító valódiságát, egyéb adatait ellenőrizni, mindenképpen óriási előny ez. Elektronikus aláírás, archiválás, számláink továbbítása, visszakeresése további előnyök. Az elektromos archiválás nyújtotta előny, hogy számláink több évre, akár 10 évre visszamenőleg is, (jogszabály nyolc évet kér) visszakereshetővé válnak. A számla útja cége és könyvelője, illetve partnerei között hitelesen, eredetiségben garantálva a leggyorsabban tud célhoz érni, tud bennünket hatékonyan segíteni.
Az úgynevezett felhő rendszer, egy informatikai csatornát tud biztosítani cége, partnerei, könyvelője között, ahol az adatok biztonságosan tudnak áramlani, tárolódni, illetve ott bármikor naprakészen visszakereshetővé válnak. Ezek az OCR alapú rendszerek egyre jobban elterjedőben vannak, hamarosan a mindennapok részévé válnak majd.
Érdemes még odafigyelnünk, hogy a felhő alapú szolgáltatási rendszer szinte minden számlázó és könyvelő programhoz hozzárendelhető, mindenképpen nagy előnyökkel bírhat amennyiben azt további funkciókkal bővítjük, az ORC szoftver bővítése forradalmian új lehetőségeket tár elénk. Ismét egy zseniális lehetőség a modern számlafeldolgozás világában.