A felelősen gondolkodó cégek vezetői fontos küldetésüknek kell, hogy tekintsék a papírfelhasználás minimálisra csökkentését. Már különböző jogszabályok is szabályozzák a tevékenységekhez felhasznált papírmennyiségekkel való takarékoskodást.

Papírmentes irodák, csak a környezettudatosság miatt?

Az egyre fogyatkozó természeti erőforrásokkal nagyon meggondoltan, az eddigieknél sokkal takarékosabban kell bánni. Ugyanitt említetést kell tennünk, hogy a modern technika vívmányainak köszönhetően az irodai munkák kimozdultak az irodák falai közül. Az okostelefonok, tabletek, laptopok használata, a mobil internet elterjedése soha nem látott iramban száguld, és ez a száguldás csak fokozódni fog. Az ügyvitel folyamatait számos mobil app-os támogatások ösztönzi, mobil-barát ügyviteli programok széles választéka áll rendelkezésünkre. Elkerülhetetlenné válik, hogy a papíralapú ügyviteli teendők ügyintézéséről áttérjünk az elektronikus ügyintézésekre. Tehát a papírmentes irodák létrejöttében a környezettudatosság és a modern technikai vívmányok együttes megléte az alappillér.

Nézzük meg bővebben az elektronikus ügyintézés lehetőségeit:

Ebben a témában is lényegesen nagy előny a hatékonyság növekedése. Ha ügyvitelei teendőink javarészét elektronikusan intézzük, jelentős időt takaríthatunk meg, például a különböző dokumentumok keresésére fordított idő számottevően csökken, így az adminisztrációs munkatársak munkaidejüknek felszabaduló részét más, cégünknek fontos tevékenységre tudják fordítani. Mivel a dokumentumainkat ebben az esetben digitálisan tároljuk, így a környezettudatosság elvének eleget tudunk tenni, nincs szükség fölösleges nyomtatásokra. Tehát, már itt kevesebb papírt használunk, spórolni tudunk a nyomtató üzemeltetése közben felmerült költségekkel, továbbá irodai helyiségek fenntartásán is tudunk takarékoskodni, hisz nem lesz szükség a tömérdek irodai papíralapú dokumentum tárolására, amely mindig, újabb, nagyobb helyiségeket igényelne irattárazás céljából.

A cégek, vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el, amennyiben az ügyviteli folyamataikat a nyomtatottról a digitális dokumentumkezelésre helyezik át.

A teljes papírmentesség jegyében, új multifunkcionális eszközökkel:

A teljes papírmentesség akkor fog teljesen megvalósulni, amennyiben az összes céges irat és tartalomkezelés, illetve a különböző üzleti tevékenységek rögzítése kizárólagosan digitális felületen történik. A nyomtatógyártók azon dolgoznak, hogy olyan technológiával állítsanak elő berendezéseket, amelyekkel a papírfelhasználás mértéke csökkenthető. A szakemberek már a digitális transzformáció fontosságát figyelembe véve terveznek/készítenek nyomtatókat és egyéb multifunkcionális eszközöket, amelyek segítségével a cégek/vállalatok dokumentáció könnyen digitalizálhatóak.

Ezeket az univerzális berendezéseket előnyös olyan funkciókkal is ellátni, ahonnan a felhasználók gyorsan, egyszerűen a nyomtatóról szkennelhetik be a különböző dokumentumaikat, például az online fájltároló felhőrendszerekbe. Ez ismét egy olyan lehetőség, amely a munkafolyamat hatékonyságát eredményezheti. Ezekhez az eszközökhöz mindenesetre lényeges, hogy legyen mobil kapcsolat is.

Papírmentes irodák, illetve a teljes papírmenteség az irodákban, csakis dolgozói tudatossággal tud megvalósulni:

Az irodák teljes papírmentességéhez vezető úton mindenképpen szükséges, hogy a cégek, vállalatok dolgozói megfelelő tájékoztatást kapjanak az elektronikus ügyintézés előnyeiről, hatékonyságáról, tudják/értsék és alkalmazzák az adott „kímélő” lehetőségeket. A nyomtatások minimálisra csökkentésével a cégek, vállalkozások ökológiai szennyezettsége is kisebb lesz, amely a környezettudatos működésüket eredményezi.

Nézzünk meg egy papírmentes iroda tevékenységét:

Számos papírmentes irodai környezet működik már, az úgynevezett virtuális irodában az ügymenet teljes körűen számítógépeken történik. A céghez érkező papíralapú dokumentumok szkennelés után, a digitalizálást követően indul el. A beérkeztetett/iktatott dokumentum elektronikus úton halad a különféle munkafolyamatokban. Lényeges, hogy a dokumentum útja pontosan követhető, ellenőrizhető legyen, ahol szükséges esetleg valamiféle beavatkozás, azt gyorsan, egyszerűen meg tudjuk oldani.

Ez a fajta munkamenet hatalmas előnyöket produkálhat egy cég életében. Gyorsaság, pontosság, precizitás, hatékonyság, ezeket a dolgokat biztosan produkálják a cég/vállalkozás életében. Ahogy már említettük is, hogy a papírmentes irodák létrejöttében, a teljes papírmentesség elérésében elengedhetetlen a dolgozói tudatosság. Fontos, hogy a dolgozók érezzék, a virtuális munkakörnyezetet. Szívesen, tudatosan alkalmazzák az elektronikus lehetőségeket, így küldjék a dokumentumokat, ami egyrészt környezetkímélő, másrészt gyorsabb ügymenetet eredményez. Ha ügyfelekkel dolgozik a cége, és amennyiben az elektronikus aláírás használata jól tudna működni, abban az esetben az ügymenet még sokkal hatékonyabb, gyorsabb, papírmentes lehetne. Hazánkban az elektronikus aláírási rendszer még elég „gyerekcipőben” jár, de az út adott és a fejlődés megállíthatatlan. Gondoljuk csak bele, hogy okos telefonunkra koppintva digitálisan aláírhatjuk, ügyfeleinkkel aláírattatjuk az dokumentumot, ez a teljes papírmentes iroda létrejöttének, megvalósításának fontos alapja.

Az ügyviteli munkafolyamatok zöme még papíralapon:

Hazánkban az ügyviteli munkafolyamatok egyharmada automatizálható lenne. Hazánkra sajnos jellemző, hogy a papíralapú életet élnek a cégek/vállalkozások túlnyomó része. Itt főleg azon lenne a fő hangsúly, hogy a papírhasználat okait kellene megszüntetni első körben.

Digitalizálás a papírmentes irodákban:

A papírmentessé válás egyik fő alappillére, a kinyomtatásra kerülő dokumentumok számának csökkentésén túl, a be illetve kimenő papíralapú dolgok digitalizálása. Számos rendszer támogatja például az úgynevezett tömeges, központosított szkennelést, illetve az egyedi, ügyintézői szkennelést is. A digitalizálás rendszerét támogató eszközök rendkívül széleskörűen jelennek meg a piacon, az ipari teljesítményű szkennerektől, az egészen egyszerű asztali szkennerekig, amelyek többnyire automatikus érkeztetési feladatot, valamint nyomtató modullal is ellátottak.

A tömeges szkennelésről:

A központosított, tömeges szkennelés előnye többek között, hogy az iktatási/érkeztetési folyamat, valamint az általuk kezelt íratok elkülöníthetők egymástól. Tehát, a digitalizálandó papírok úgynevezett elő feldolgozáson mennek keresztül, például iktatás, érkeztetés, majd új azonosítót kapnak, amelyek alapján kerül sor a különféle szortírozásra (oldalszám, méret stb.alpján). Ezek együttesen a szkennelést teszik eredményesebbé.

Az ügyintézői szkennelésről:

A cégek, vállalkozási ügyviteli teendőiből, valamint egyéb jogszabályi feltételek miatt is elkerülhetetlenül keletkezik papíralapú dokumentum, amelyek központi helyen történő feldolgozása tetemes költséggel járna, ezért célszerűbb mindenképpen a papíralapú dokumentumokat helyben feldolgozni. Az ügyintézői szkennelés erre hívatott. Ebben az esetben a feldolgozás fontos része a képek bevitele, mivel azt az éppen aktuális elektronikus dokumentumban lehet elvégezni. Az ügyintéző szkennelésnél is különböző technikai/informatikai rendszertámogatások segíthetik munkánkat.

Összegezve.

Bizonyított tény, hogy a papírmentes irodák meglétével, létrehozásával jelentős lépéseket teszünk/tehetünk a környezetünkért. Azonban azt is kell, hogy lássuk, hogy nem csupán felelős környezettudatos kötelességünknek teszünk eleget a papírmentesség jegyében a jelentős papír megtakarítással. Új eszközök bevezetésével, technikai/informatikai fejlesztésekkel, központi, cégen belüli szervezésekkel stb., minden esetben cégünk nagyobb üzleti biztonságát, hatékonyabb gazdálkodását is elérjük/elérhetjük.